Prosedur kas kecil ditetapkan oleh bisnis atau organisasi lain untuk menangani kas dalam jumlah kecil. Disebut dana kas kecil, kas ini digunakan untuk melakukan pembelian kecil sebagai pengganti menulis cek atau menggunakan kartu kredit perusahaan. Sebuah perusahaan akan menugaskan seorang kustodian yang tugasnya adalah untuk memastikan bahwa semua uang dicatat melalui tanda terima atau dokumentasi lain yang sesuai.
Biasanya kurang dari $250 Dolar AS, dana kas kecil memungkinkan penggunaan uang tunai untuk pembelian kecil atau penggantian tanpa proses yang rumit dalam menulis cek. Dana kas kecil juga dapat menggantikan kebutuhan untuk menerbitkan kartu kredit perusahaan kepada banyak orang yang melakukan pembelian kecil. Hal ini pada gilirannya mengurangi kewajiban bagi perusahaan.
Jika dana kas kecil belum terbentuk, prosedur kas kecil harus ditetapkan untuk memastikan bahwa semua uang dilacak dan dipantau dengan benar. Kadang-kadang, pembelian rutin dilakukan dengan jumlah di bawah jumlah dolar tertentu dan oleh karena itu membuatnya tidak efisien untuk menulis cek untuk penggantian. Dalam hal ini, seseorang harus mendekati manajer atau pengontrol perusahaan untuk membentuk dana kas kecil.
Jika dana kas kecil sudah ada, penting untuk memiliki prosedur kas kecil yang tepat untuk melacak uang tersebut. Ini terjadi dalam dua cara: penggantian atau pembayaran di muka. Reimbursement terjadi ketika pembelian telah dilakukan dan seseorang menyerahkan tanda terima atau dokumentasi lain untuk dibayar kembali untuk uang yang dikeluarkan. Pembayaran di muka terjadi ketika uang tunai dicairkan untuk pembelian yang belum dilakukan. Dalam hal ini, voucher atau dokumen lain harus dimasukkan ke dalam dana kas kecil pada saat pencairan dilakukan. Voucher ini akan menunjukkan siapa yang mencairkan uang serta siapa yang menerima uang tersebut, beserta tanggal, tujuan, dan informasi terkait lainnya. Voucher tetap berada di dana kas kecil sampai kwitansi dikembalikan ke kustodian.
Penjaga dana kas kecil biasanya ditetapkan dalam prosedur kas kecil. Ini biasanya posisi tertentu, seperti Manajer Kantor, yang ditugaskan untuk tugas tersebut. Penjaga kemudian bertanggung jawab atas seluruh dana kas kecil. Pada waktu tertentu, jumlah uang dalam dana kas kecil ditambah voucher harus sama dengan jumlah total dana semula.
Prosedur kas kecil yang terperinci sangat penting untuk melacak uang dalam dana kas kecil. Sebab, setiap ada uang tunai berpotensi disalahgunakan. Dana kas kecil harus sering dipantau oleh supervisor untuk mengetahui adanya perbedaan atau potensi masalah.