Ketika orang berbicara tentang kantor depan, mereka mengacu pada semua fungsi dalam organisasi yang mencakup kontak langsung dengan pelanggan. Misalnya, kantor depan di sebuah hotel menggambarkan pramutamu dan pekerja meja yang membuat reservasi dan menerima pembayaran. Front office mungkin lebih mudah dipahami jika dibandingkan dengan tugas back office, yang meliputi akuntansi, sumber daya manusia, dan fungsi lain yang dapat berkontribusi pada kualitas layanan pelanggan, tetapi jarang dilihat oleh pelanggan. Beberapa prosedur kantor depan yang paling umum adalah komunikasi, dokumentasi, dan transaksi keuangan atau penjualan.
Komunikasi adalah salah satu prosedur kantor depan paling penting yang ditemukan di hampir setiap skenario kantor depan. Ketika resepsionis di kantor medis berbicara dengan pasien di telepon atau menyapa pasien saat mereka datang ke kantor, misalnya, mereka melakukan tugas komunikasi. Di ritel, tugas komunikasi terjadi ketika perwakilan penjualan membantu pelanggan menemukan barang yang mereka belanjakan.
Dokumentasi adalah salah satu prosedur terpenting di kantor depan. Singkatnya, ini adalah proses merekam apa yang terjadi di kantor depan. Pekerja meja depan di sebuah hotel, misalnya, bertanggung jawab untuk melacak siapa yang membuat reservasi, siapa yang check-in, dan siapa yang check-out. Mereka biasanya menyimpan informasi ini dalam database sehingga mereka dapat mengetahui berapa banyak ruangan yang terbuka dan kapan mereka dapat merencanakan staf untuk sebagian besar klien.
Prosedur front office yang mencakup transaksi penjualan dan keuangan biasanya didokumentasikan dan disampaikan secara digital ke departemen back office, seperti keuangan dan akuntansi. Di ritel, banyak pekerja kantor depan menggunakan mesin kasir yang menghitung total harian. Profesional yang bekerja di kantor medis mungkin harus mengambil informasi asuransi. Dalam beberapa kasus, mereka mungkin juga harus terbiasa dengan pengkodean medis.
Seperti dalam kebanyakan aspek bisnis, manajemen adalah proses yang penting. Manajer biasanya mengawasi semua prosedur kantor dan memastikan bahwa pekerja melakukan tugas mereka dengan benar. Mereka mungkin juga melatih pekerja kantor depan dan mengubah prosedur kantor depan untuk menghadapi tantangan baru.
Banyak manajer percaya bahwa prosedur kantor depan harus terus dikembangkan. Alih-alih bergantung pada model atau strategi karena sudah familiar, banyak manajer malah memilih untuk menganalisis setiap tantangan baru dan mengadopsi solusi. Misalnya, jika manajer hotel menemukan bahwa sistem reservasi terlalu lambat dan pekerja meja tidak dapat membantu klien dengan cukup cepat, dia mungkin mencari sistem baru yang hemat biaya. Seorang manajer mungkin juga mengamati perilaku karyawan meja depan dan melakukan sesi pelatihan berkala untuk meningkatkan komunikasi dengan klien.