Pekerjaan perencana acara beragam dalam hal jenis individu atau perusahaan yang dilayani, dan, lebih khusus lagi, jenis acara atau tempat yang memerlukan perencanaan. Beberapa perencana acara suka membantu keluarga mengatur perayaan ulang tahun, hari jadi, atau pernikahan. Penugasan semacam itu biasanya membutuhkan seseorang yang merupakan konsultan lepas dari luar. Beberapa pekerjaan perencana acara, seperti yang ada di dalam perusahaan, bisa penuh waktu. Dalam hal ini, tujuan dari perencana acara adalah promosi perusahaan melalui acara-acara seperti seminar informasi atau pameran dagang yang terkait dengan produk dan/atau layanan perusahaan.
Beberapa pekerjaan perencana acara berkisar pada peristiwa besar yang mungkin hanya terjadi setahun sekali, atau setiap beberapa tahun sekali. Layanan seperti penjual makanan, transportasi, dan keamanan harus diatur untuk tempat-tempat seperti Super Bowl, Olimpiade, dan pelantikan presiden, untuk menyebutkan beberapa saja. Tidak peduli apa ruang lingkup acara, mereka yang terlibat sebagai perencana acara harus dapat mengatur dan menyulap setiap detail untuk memastikan bahwa setiap aspek acara berjalan dengan lancar. Terkadang hal-hal menjadi serba salah selama sebuah acara. Perencana harus siap untuk memperbaiki situasi dengan menilai kembali dan mengatur ulang, dan membawa bantuan dari luar jika diperlukan.
Seorang perencana acara bertanggung jawab untuk setiap aspek acara. Dia dapat mengatur pembicara, mengatur peserta untuk mendaftar ke acara tersebut, mengatur dan menjadwalkan pertemuan atau seminar, dan memastikan semua tamu undangan memenuhi kebutuhan mereka. Tujuan utama seorang perencana adalah untuk memastikan bahwa acara tersebut sesuai untuk kelompok atau perusahaan tempat dia bekerja dan bahwa acara tersebut sukses untuk perusahaan tersebut.
Jika seorang perencana acara disewa untuk menyelenggarakan acara bagi orang-orang dalam industri tertentu untuk bertemu dan berinteraksi, misalnya, perencana mungkin mempertimbangkan apakah ini dapat dicapai dengan baik melalui serangkaian kuliah dan seminar, panel diskusi interaktif, atau pameran dagang. . Format yang berbeda cenderung lebih efektif untuk kelompok profesional yang berbeda. Serangkaian kuliah mungkin bukan pilihan acara terbaik untuk profesional teknologi interaktif, dan dengan demikian tidak memenuhi tujuan yang ditetapkan oleh perusahaan perekrutan. Profesional medis, di sisi lain, mungkin lebih terbiasa dengan format pembelajaran kuliah.
Meskipun tidak ada persyaratan pendidikan untuk bekerja dalam pekerjaan perencana acara, banyak perencana memiliki setidaknya gelar Sarjana di bidang pemasaran, bisnis, administrasi pariwisata, atau perhotelan. Belajar di bidang tersebut membantu memastikan bahwa siswa memahami sifat perencanaan acara dan memiliki keterampilan untuk merencanakan dan mengatur berbagai jenis acara. Ini juga mempersiapkan kandidat untuk menghadapi masalah apa pun yang mungkin muncul selama perencanaan acara, atau saat terjadi.
Pembayaran untuk pekerjaan perencana acara dapat sedikit berbeda. Selain perusahaan, mereka yang memilih untuk tidak memilih jalur lepas dapat mencari pekerjaan di pusat konvensi, hotel dan resor, jalur pelayaran, dan kasino. Pekerjaan perencanaan acara lainnya dapat ditemukan dengan organisasi nirlaba, atau di perusahaan perencanaan acara itu sendiri.