Ketika perusahaan atau organisasi lain ingin menyelenggarakan pertemuan profesional, sebagian besar menyewa koordinator pertemuan, juga dikenal sebagai koordinator konferensi atau perencana acara, untuk mengawasi detailnya. Umumnya, pekerjaan koordinator rapat bertanggung jawab atas perencanaan dan pengaturan detail yang mengarah ke tanggal acara. Aspek perencanaan mungkin memerlukan koordinator pertemuan untuk mencakup berbagai tugas. Organisasi umumnya merupakan keterampilan penting karena pekerjaan koordinator pertemuan harus menentukan format yang sesuai berdasarkan tujuan entitas pengorganisasian.
Koordinator konferensi bertanggung jawab untuk merencanakan beberapa langkah terperinci dari suatu acara. Langkah-langkah ini umumnya termasuk memilih situs untuk menjadi tuan rumah acara dan menghubungi penyaji. Langkah-langkah lain menjelang tanggal acara mungkin termasuk mengatur katering makanan dan menyiapkan materi konferensi.
Ukuran acara dapat menentukan tingkat tugas yang harus dipenuhi oleh pekerjaan koordinator rapat. Acara berskala besar seringkali membutuhkan banyak langkah logistik penting untuk memastikan detailnya tidak terlewatkan. Detail penting tersebut termasuk mengamankan penyaji dan mengonfirmasi ketersediaan situs. Acara kecil, seperti rapat untuk satu departemen, mungkin melibatkan tugas untuk peserta yang lebih sedikit di dalam perusahaan. Tugas-tugas ini dapat mencakup memesan ruang rapat, mengirim undangan elektronik kepada karyawan untuk hadir, memesan makanan, dan mengamankan kebutuhan audio-visual.
Berkenaan dengan lokasi acara, koordinator pertemuan dapat bekerja sama dengan perwakilan dari tempat tersebut. Interaksi ini biasanya diperlukan untuk menentukan apakah tempat tersebut dapat mengakomodasi tanggal, jumlah peserta, makanan, perlengkapan audio-visual, dan kebutuhan lainnya. Tanggung jawab lain untuk tugas ini termasuk mengamankan perjanjian kontrak dengan perwakilan dari lokasi acara.
Setelah tempat diamankan, perencana acara mulai mengatur detail acara yang tersisa. Ini mungkin termasuk mempersiapkan materi konferensi. Beberapa pekerjaan koordinator pertemuan juga bertanggung jawab untuk berkomunikasi dengan penyaji untuk menentukan kebutuhan seperti pengaturan perjalanan, alat bantu presentasi, dan tunjangan untuk partisipasi.
Persiapan untuk tanggal acara biasanya memerlukan administrasi rincian sebelum dan selama acara. Sebelum acara, koordinator pertemuan akan mengamankan akomodasi hotel untuk presenter dan menyiapkan materi konferensi, misalnya. Selama acara, sebagian besar tugas melibatkan penanganan pendaftaran peserta dan memastikan ruang rapat siap sebelum dimulainya sesi.
Di akhir acara, koordinator pertemuan mungkin perlu menilai keberhasilan acara. Biasanya, peserta dan penyaji menerima survei untuk memberikan umpan balik tentang semua aspek acara. Ini dapat membantu koordinator pertemuan dengan membuat pengaturan untuk acara mendatang.
Di beberapa perusahaan, pekerjaan koordinator rapat mungkin juga memerlukan pengawasan biaya yang terkait dengan acara tersebut. Koordinator rapat mungkin perlu memperkirakan biaya dan memastikan pengeluaran tetap dalam anggaran. Biaya tersebut biasanya sudah termasuk pembayaran kepada presenter, katering, dan pemenuhan kontrak venue.