Kualifikasi layanan pelanggan yang paling penting biasanya terkait dengan keterampilan komunikasi, kepribadian, dan sikap daripada keterampilan tertentu. Hal ini karena orang-orang layanan pelanggan terbaik, sementara berpengetahuan tentang perusahaan tempat mereka bekerja, menyenangkan, sopan dan tulus ingin membantu pelanggan. Sebagian besar perusahaan tidak akan mengharuskan karyawan yang bekerja di layanan pelanggan untuk memiliki lebih dari ijazah sekolah menengah dan beberapa pengalaman di bidang layanan pelanggan, tetapi beberapa perusahaan besar akan lebih memilih karyawan layanan pelanggan untuk memiliki gelar associate atau sarjana. Jika tidak, kualifikasi layanan pelanggan cukup standar di semua jenis perusahaan.
Keterampilan komunikasi sejauh ini merupakan beberapa kualifikasi layanan pelanggan terpenting yang dapat dimiliki seseorang. Ini termasuk kemampuan untuk berbicara dengan jelas di telepon, sehingga pelanggan dapat memahami perwakilannya. Selain itu, jika perwakilan akan berinteraksi dengan pelanggan melalui email, penting bahwa dia memiliki keterampilan komunikasi tertulis yang baik dan dapat menggunakan ejaan dan tata bahasa yang tepat dalam komunikasi. Penting juga bagi perwakilan layanan pelanggan untuk dapat mendengarkan dengan cermat, memahami kekhawatiran pelanggan, dan menjawab pertanyaan yang memerlukan pengetahuan khusus tentang perusahaan tempat dia bekerja.
Kemampuan untuk tetap tenang dalam situasi stres adalah salah satu kualifikasi layanan pelanggan yang lebih penting. Banyak orang yang bekerja di bidang layanan pelanggan akan berurusan dengan pelanggan yang marah atau kesal, sehingga mereka harus dapat menyelesaikan masalah sambil tetap tenang dan sopan. Tentu saja, ini tidak berarti menoleransi penyalahgunaan dari pelanggan, tetapi ini berarti menjaga interaksi agar tidak meningkat menjadi pertengkaran, yang dianggap tidak profesional dalam lingkungan bisnis. Sebagian besar departemen layanan pelanggan memiliki supervisor atau manajer yang siap menerima panggilan yang menantang.
Kualifikasi layanan pelanggan lainnya termasuk hanya memiliki beberapa tahun pengalaman di bidang layanan pelanggan. Misalnya, bekerja di layanan pelanggan di lingkungan ritel biasanya memenuhi syarat. Perusahaan biasanya tidak ingin mempekerjakan karyawan untuk call center atau area layanan pelanggan yang lebih besar di lingkungan perusahaan jika mereka tidak memiliki pengalaman. Ini membantu memastikan bahwa perwakilan tahu bagaimana berkomunikasi dengan pelanggan dengan cara yang sopan dan profesional, bagaimana tetap positif tentang perusahaan, bagaimana memastikan bahwa pelanggan puas sebelum mengakhiri panggilan dan aspek penting lainnya dalam memberikan layanan pelanggan yang sangat baik pada sehari-hari.