Sistem akuntansi menggunakan serangkaian buku besar dan jurnal untuk mencatat dan mengklasifikasikan berbagai transaksi di mana bisnis terlibat. Entri buku besar mewakili transaksi dalam buku-buku ini, dengan akuntan biasanya melabelinya sebagai entri jurnal. Berbagai jenis entri buku besar termasuk dalam buku besar dan jurnal. Masing-masing dari dua kategori ini memiliki pembukuan berbeda yang menampung transaksi tertentu untuk referensi yang lebih mudah di lain waktu. Akuntansi entri ganda membutuhkan debit dan kredit untuk setiap entri.
Akuntansi klasik memiliki dua persyaratan yang harus selalu diikuti akuntan saat mencatat transaksi bisnis ke dalam buku akuntansi. Pertama, debit dan kredit harus ada di setiap entri untuk menyeimbangkan persamaan akuntansi. Kedua, entri buku besar harus selalu menghasilkan aset yang setara dengan klaim terhadap aset tersebut, apakah klaim tersebut dibuat oleh pemangku kepentingan luar atau pemilik. Setiap buku besar dan jurnal harus mengikuti aturan ini; jika tidak, pembukuan akan menjadi tidak seimbang. Selain itu, kesalahan mungkin berakhir di pembukuan karena entri yang tidak seimbang yang dimasukkan ke dalam berbagai akun buku besar.
Buku besar sering membawa moniker buku entri asli. Ini berarti angka agregat dari buku pembantu dan jurnal lain digulung ke buku besar. Oleh karena itu, semua entri buku besar yang mempengaruhi buku besar dan jurnal juga mempengaruhi buku besar. Misalnya, subledger umum termasuk hutang, piutang, penggajian, dan lain-lain. Masing-masing subledger ini memiliki kelompok entri buku besar mereka sendiri, yang membawa nama yang mewakili subledger tempat mereka dicatat.
Jurnal adalah buku kronologis masuk dalam sistem akuntansi. Jurnal-jurnal ini memiliki penggunaan yang agak terbatas; mereka hanya menyimpan transaksi yang berhubungan dengan penjualan, pembelian, dan penerimaan kas, bersama dengan pengeluaran kas dan entri umum. Singkatnya, semua entri buku besar termasuk dalam salah satu jurnal ini. Misalnya, pembelian persediaan menghasilkan debit dalam jurnal pembelian dan kredit dalam jurnal pengeluaran kas. Entri lainnya masuk ke jurnal dengan cara yang sama, menjaga keseimbangan pembukuan perusahaan.
Akuntan dapat mencatat entri buku besar sepanjang bulan ke dalam jurnal masing-masing untuk setiap transaksi. Ini memastikan pembukuan selalu mutakhir dan tidak ada transaksi yang gagal dicatat ke dalam jurnal. Jenis entri jurnal yang berbeda tidak menjadi masalah — penjualan, pembelian, penerimaan kas, atau pengeluaran — selama mereka akurat dan valid untuk pembukuan akuntansi.