Sebuah voucher kas kecil ditempatkan ke dalam dana kas kecil setiap kali uang dicairkan di muka untuk pembelian kecil. Dana kas kecil adalah sejumlah kecil uang, biasanya antara $100 dan $250 Dolar AS, yang disisihkan untuk pembelian tak terduga guna menghindari penulisan cek atau penggunaan kartu kredit perusahaan. Kupon kas kecil ditambah jumlah uang yang ada di dalam dana kas kecil harus selalu sama dengan total jumlah dana semula.
Kas kecil biasanya dicairkan dengan dua cara berbeda: melalui penggantian biaya atau melalui pembayaran di muka. Penggantian terjadi ketika pembelian telah dilakukan dan tanda terima diberikan sebagai dokumentasi bahwa penerima berhutang uang. Pembayaran di muka terjadi ketika pembelian kecil harus dilakukan dan uang harus dicairkan sebelum pembelian. Dalam hal ini, voucher kas kecil ditempatkan ke dalam dana sebagai pengganti jumlah yang dicairkan.
Perusahaan biasanya memiliki prosedur yang mengatur penggunaan dan pemantauan dana kas kecil. Prosedur ini akan merinci secara spesifik informasi apa yang diperlukan pada voucher kas kecil. Ini biasanya mencakup tanggal pencairan serta jumlah, tujuan, dan nama penerima. Contoh voucher kas kecil dapat diunduh secara online, dibeli di toko peralatan kantor, atau dibuat secara internal di dalam bisnis sebagai salah satu bentuk kustomnya.
Penjaga dana kas kecil biasanya adalah supervisor dari beberapa tingkatan yang telah mendapatkan kepercayaan dari perusahaan. Dia bertanggung jawab untuk memastikan bahwa setiap sen dana kas kecil dicatat melalui tanda terima atau voucher kas kecil. Setelah tanda terima atau dokumentasi lain yang sesuai diterima dari orang yang mengambil uang tunai, dokumen harus dilampirkan ke voucher dan diarsipkan sesuai dengan itu. Biasanya diserahkan kepada kustodian untuk menentukan akun buku besar yang sesuai untuk membebankan pembelian. Akun buku besar umum untuk biaya tak terduga adalah perlengkapan kantor, penggantian parkir, dan pembelian kecil lainnya.
Secara berkala harus ada rekonsiliasi dana kas kecil oleh pengawas kustodian. Ini akan memastikan bahwa setiap uang yang hilang diidentifikasi dan ditemukan lebih awal sementara masalahnya masih dapat diperbaiki. Selain itu, ini membuat penjaga tetap terkendali karena bahkan sejumlah kecil uang tunai dapat disalahgunakan. Penyalahgunaan uang kecil adalah bentuk umum dari penggelapan dalam skala kecil, dan dapat dengan mudah menambahkan hingga ribuan dolar uang yang hilang selama beberapa tahun jika dibiarkan.