Varians anggaran fleksibel adalah perbedaan antara jumlah yang direncanakan perusahaan untuk dibelanjakan atau diperoleh selama periode waktu tertentu dan jumlah yang benar-benar dibelanjakan atau diperoleh. Varians atau perbedaan dapat berupa angka positif, yang berarti biaya melebihi anggaran atau pendapatan melebihi harapan, atau angka negatif dengan biaya lebih rendah dari yang diharapkan atau pendapatan kurang dari yang direncanakan. Manajer dan investor mungkin menggunakan varians anggaran fleksibel untuk mengukur kinerja tidak hanya perusahaan, tetapi juga manajer yang berbeda.
Ketika kinerja aktual perusahaan atau departemen berbeda dari apa yang direncanakan selama satu bulan, kuartal, atau bahkan tahun, mengukur varians anggaran fleksibel membantu mengendalikan biaya. Mencoba menerapkan standar anggaran statis tidak akan berhasil jika biaya atau pendapatan yang diharapkan berbeda, membuat evaluasi profitabilitas atau kinerja perusahaan menjadi tidak mungkin. Tanpa cara yang akurat untuk mengukur kinerja, manajemen tidak dapat mengetahui apakah koreksi dalam perusahaan atau tindakan departemen diperlukan.
Agar varian anggaran fleksibel berfungsi, perusahaan harus terlebih dahulu memiliki anggaran statis atau tetap. Anggaran statis merencanakan sejumlah pendapatan dan sejumlah pengeluaran tertentu, berdasarkan prediksi manajemen terhadap kondisi pasar dan kinerja perusahaan. Saat melihat varians, manajer atau investor masih menggunakan nilai biaya dan pendapatan tetap yang sama seperti yang ditetapkan dalam anggaran statis. Jika nilai biaya atau pendapatan adalah variabel dalam anggaran statis, maka anggaran fleksibel harus menggunakan angka variabel untuk biaya atau nilai pendapatan tersebut juga.
Perbedaan dalam biaya atau pendapatan aktual perusahaan dibandingkan dengan yang diproyeksikan oleh anggaran statis memberikan informasi yang berharga tentang kinerja. Misalnya, sebuah perusahaan mungkin tampak memperoleh lebih banyak uang dengan menjual jumlah unit yang lebih tinggi selama satu bulan atau kuartal daripada yang semula diharapkan dalam anggaran statis. Varian anggaran fleksibel, bagaimanapun, mungkin menunjukkan bahwa jumlah yang diperoleh per unit lebih rendah dari yang diproyeksikan, mungkin menyebabkan perusahaan menghasilkan lebih sedikit pendapatan bersih dari jumlah penjualan yang lebih tinggi.
Mengevaluasi kinerja seorang manajer individu menggunakan varians anggaran fleksibel hanya bekerja dengan baik jika informasi yang tepat digunakan untuk evaluasi. Setiap informasi anggaran, baik dari anggaran statis atau fleksibel, harus berada di bawah lingkup tanggung jawab manajer yang dievaluasi. Semakin tinggi level atau wewenang manajer dalam suatu perusahaan, semakin banyak varians anggaran perusahaan secara keseluruhan yang harus digunakan untuk mengukur kinerjanya.