Tindakan pengadaan adalah seperangkat peraturan yang menentukan bagaimana pemerintah daerah atau daerah memperoleh barang dan jasa. Kebijakan dan prosedur tindakan pengadaan dapat mencakup tanggung jawab dewan yang menyetujui kontrak untuk pengadaan barang dan jasa. Biasanya juga merinci proses yang harus diikuti oleh setiap entitas bisnis untuk menawar dan mengamankan kontrak dengan pemerintah. Untuk beberapa pemerintah lokal atau regional, undang-undang tersebut mungkin juga merinci tanggung jawab badan pemerintahan yang mengelola kontrak.
Peraturan pengadaan untuk mendapatkan barang dan jasa dapat bervariasi berdasarkan negara. Secara umum, peraturan menguraikan setiap bagian dari proses penawaran dan kontrak. Peraturan ini biasanya menggambarkan peran dewan, tugas badan pengatur, dan prosedur badan usaha yang berpartisipasi dalam proses penawaran.
Di sebagian besar negara, dewan adalah badan pengatur yang bertugas mengawasi pengadaan barang atau jasa melalui kontrak pemerintah. Dewan biasanya memastikan proses yang adil dalam memberikan kontrak pemerintah kepada badan usaha. Secara umum, dewan memilih kontrak yang menguntungkan dan hemat biaya.
Metode yang dijelaskan dalam undang-undang pengadaan biasanya menguraikan bagaimana dewan pengurus meminta bisnis untuk berpartisipasi dalam proses penawaran. Beberapa tindakan pengadaan meminta pengumuman terbuka untuk umum untuk mengajukan penawaran untuk mengamankan kontrak pemerintah. Peraturan lain mungkin memerlukan penawaran terbatas ketika ada kemungkinan pemasok yang memenuhi syarat dalam jumlah terbatas dalam menyediakan barang dan jasa.
Ketika ada pengecualian terhadap metode standar proses penawaran, tindakan pengadaan biasanya merinci metode permintaan. Pengecualian ini biasanya membatasi akses ke proses penawaran untuk grup bisnis tertentu. Pengecualian mungkin termasuk permintaan khusus untuk proposal dan pembelian darurat.
Dalam kebanyakan kasus, badan usaha yang sebelumnya telah menyatakan minatnya untuk menyediakan barang atau jasa tertentu menerima permintaan untuk proposal (RFP). Pemerintah dapat meminta kelompok usaha terpilih ini untuk mengajukan proposal tanpa meminta usaha lain. Dewan dapat menerapkan metode persetujuan standar untuk memberikan kontrak dari RFP.
Biasanya, pembelian darurat dapat diterima ketika ada kebutuhan mendesak akan barang dan jasa. Keadaan di luar kendali pemerintah yang dapat mempengaruhi keselamatan publik dapat memenuhi syarat untuk pengadaan layanan darurat, seperti bencana alam. Menyertakan pengecualian ini dalam peraturan pengadaan dapat memberikan keleluasaan kepada dewan pengurus untuk menyediakan barang atau jasa kepada publik. Mempertahankan kualitas hidup mereka mengesampingkan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses penawaran standar.
Sebagian besar peraturan pengadaan dapat menjelaskan fungsi dan tanggung jawab instansi pemerintah yang melaksanakan kontrak dengan badan usaha. Personil agen biasanya mengelola metode pembayaran dan ketentuan yang diperlukan untuk kontrak yang diberikan. Instansi pemerintah juga dapat memastikan bahwa badan usaha mematuhi peraturan pengadaan saat memasok barang dan jasa.