Transkripsi dokumen mengubah dokumen kertas menjadi format digital yang dapat diedit. Ini dapat dilakukan untuk keterbacaan, konversi ke file digital, atau berbagai alasan lainnya. Perusahaan tersedia untuk melakukan tugas ini dengan biaya tertentu, atau perusahaan dapat menangani kebutuhan transkripsi mereka secara internal. Untuk jenis dokumen tertentu, penanganan khusus mungkin diperlukan dalam proses konversi karena sifat atau usia dokumen yang sensitif. Dalam situasi ini, mungkin perlu menggunakan layanan khusus.
Proses ini dapat dilakukan dengan beberapa cara. Beberapa perusahaan memindai dokumen dan menggunakan program untuk mengubah informasi yang dicetak menjadi bentuk digital yang dapat diedit. Teknisi meninjau transkripsi mesin untuk memperbaiki kesalahan. Ini dapat mencakup pertukaran atau penggantian karakter, bidang yang digeser, dan masalah lain yang mungkin muncul. Program komputer mungkin dapat belajar dari koreksi dan menerapkannya pada tugas transkripsi dokumen di masa mendatang untuk mengurangi tingkat kesalahan.
Pilihan lain adalah transkripsi manual, di mana juru ketik bekerja dari dokumen asli atau faksimili berkualitas tinggi untuk menghasilkan salinan digital baru. Ini mungkin diperlukan jika dokumen menyertakan tulisan tangan yang sempit atau tidak biasa yang mungkin bermasalah dengan komputer, atau karakter khusus yang tidak umum digunakan. Dokumen sejarah dalam bahasa Inggris, misalnya, mungkin berisi beberapa karakter yang tidak digunakan dalam bahasa Inggris Modern sehingga komputer akan kesulitan menafsirkannya.
Dokumen sejarah dapat memerlukan perawatan khusus karena penyalin ingin menghindari kerusakan pada aslinya. Pemindaian dan aktivitas serupa dapat membuat kertas terkena sinar ultraviolet, dan harus dilakukan dengan hati-hati untuk menjaga integritas dokumen asli. Ahli transkripsi juga perlu menjaga kebersihan tangan dan mungkin mengenakan sarung tangan saat menangani materi. Digitalisasi melalui transkripsi dokumen dapat membuat catatan sejarah lebih mudah diakses oleh peneliti dan masyarakat umum; sebuah fasilitas dapat, misalnya, mengunggah surat bersejarah ke situs webnya untuk siapa saja yang berminat untuk membaca dengan teliti.
Dokumen pemerintah dapat dikenakan transkripsi dokumen. Ini dapat mencakup catatan historis seperti data sensus lama serta dokumen baru yang tidak tersedia dalam bentuk digital. Mungkin perlu menggunakan ahli transkripsi bersertifikat karena sensitivitas informasi, untuk memastikan bahwa dokumen tidak diubah saat dimasukkan dalam bentuk digital. Orang yang berencana menggunakan dokumen digital dari negara asal mereka untuk kegiatan seperti aplikasi kewarganegaraan mungkin ingin bertanya kepada pejabat pemerintah tentang langkah apa pun yang perlu diambil untuk memvalidasi transkripsi dokumen.