Teori kontingensi adalah kelas teori perilaku yang mengatakan efektivitas kepemimpinan, keputusan, dan aturan manajer tergantung pada situasi saat ini. Apa yang berhasil sekali mungkin tidak berhasil ketika diterapkan pada situasi yang berbeda. Akibatnya, manajemen harus membuat keputusan atau menerapkan gaya kepemimpinan bergantung pada faktor internal dan eksternal untuk meningkatkan efektivitas mereka dalam situasi saat ini. Teori ini dipecah menjadi teori kepemimpinan, pengambilan keputusan, dan aturan.
Teori kepemimpinan kontingensi menjelaskan bahwa keberhasilan seorang manajer bergantung pada variabel-variabel seperti tenaga kerja, gaya kepemimpinan, struktur tugas, kekuasaan yang dirasakan manajer, dan budaya perusahaan. Manajer tidak boleh mengulangi tuntutan dan berharap mendapatkan hasil yang sama setiap saat. Komponen utama dari teori ini adalah bahwa situasi yang berbeda membutuhkan gaya kepemimpinan yang berbeda. Teori kontingensi Fred Fiedler, teori situasi Paul Hersey dan Ken Blanchard, dan teori gaya manajemen 3-D William “Bill” Reddin telah memberikan kontribusi paling besar terhadap teori kepemimpinan ini.
Agar keputusan menjadi efektif, teori kontingensi pengambilan keputusan menegaskan, manajer harus mempertimbangkan tingkat kepentingannya, kualifikasi mereka sendiri, dan penerimaan keputusan oleh karyawan. Sejumlah aspek dari situasi tertentu mempengaruhi bagaimana keputusan akan dilaksanakan atau dilaksanakan. Jika karyawan tidak mempercayai manajer atau tidak setuju dengan keputusan tersebut, maka karyawan akan menjadi putus asa, membuat keputusan menjadi kurang efektif. Kontributor utama teori kontingensi pengambilan keputusan adalah Victor Vroom dan Philip Yetton.
Fokus dari teori aturan kontingensi adalah bagaimana karyawan mematuhi aturan ketika ditempatkan dalam berbagai situasi. Aturan adalah metode untuk memberikan pesan persuasif kepada karyawan. Harapan tentang manajemen atau kebijakan akan mempengaruhi perilaku karyawan terhadap pesan persuasif. Teori aturan kontingensi Smith menunjukkan bahwa aturan evaluasi diri, adaptif, dan perilaku membangkitkan tanggapan yang berbeda terhadap pesan persuasif. Teori ini juga menekankan bahwa ancaman dan penghargaan tidak ada artinya bagi karyawan kecuali jika berhubungan langsung dengan tujuan pribadi mereka.
Teori kontingensi terdiri dari ide-ide dari beberapa kontributor dari waktu ke waktu tanpa satu orang dikreditkan dengan perkembangannya. Ini mengisi kekosongan birokrasi Max Weber dan teori manajemen ilmiah Frederick Taylor dari akhir 1960-an. Weber dan Taylor tidak membahas bagaimana kekuatan internal dan eksternal mempengaruhi keputusan manajemen dan kemampuan kepemimpinan mereka. Teori kontingensi mirip dengan teori situasional, kecuali bahwa ia mengambil pandangan yang lebih luas dengan memasukkan kemampuan kepemimpinan dan variabel situasional.