Sebagian besar bisnis harus mengelola data tentang pelanggan, produk, dan penjualan. Data ini disimpan dalam database atau spreadsheet. Tata kelola data adalah proses formal mengelola aset data untuk sebuah perusahaan. Sistem tata kelola ini bertanggung jawab untuk mengelola akses dan perubahan data perusahaan.
Dewan tata kelola data biasanya bertanggung jawab untuk mengelola akses ke data perusahaan. Proses keamanan ini memastikan data hanya tersedia untuk orang yang membutuhkannya. Dengan proses ini, data cenderung hilang atau disalahgunakan secara tidak sengaja. Ini membantu bisnis menjaga kerahasiaan informasi kepemilikan, yang sangat penting untuk keunggulan kompetitif.
Banyak perusahaan besar berjuang dengan cara membuat sistem tata kelola data. Hal ini dikarenakan setiap unit bisnis dalam perusahaan memiliki kebutuhan dan persyaratan yang spesifik. Metode terbaik untuk membentuk dewan tata kelola formal adalah menugaskan pakar materi pelajaran (UKM) dari setiap unit bisnis ke dewan. Setiap UKM bertanggung jawab untuk memastikan unit bisnisnya terwakili.
Anggota dewan tata kelola data bertanggung jawab untuk menentukan bagaimana proses bisnis baru akan diimplementasikan. Proses ini biasanya mencakup pembuatan elemen data baru, database, dan kontrol akses. Ketika sebuah perusahaan membutuhkan proses bisnis baru, ia akan mengusulkan perubahan ini ke grup tata kelola. Grup ini akan meninjau proposal dan menentukan metode terbaik untuk menerapkan perubahan tanpa mempengaruhi sistem yang ada.
Kebijakan penyimpanan data adalah aspek lain dari tata kelola data. Ini adalah kebijakan formal perusahaan tentang penyimpanan dan pembuangan data. Sebagian besar dewan tata kelola data menyertakan perwakilan UKM dari departemen privasi dan hukum untuk membantu keputusan kebijakan formal ini. Orang-orang ini akan membantu menentukan berapa lama perusahaan harus menyimpan catatan.
Sebagian besar dewan tata kelola membuat prosedur tentang bagaimana data harus dikumpulkan. Ini biasanya membantu perusahaan meningkatkan kualitas data secara keseluruhan. Dengan memastikan standar dipatuhi di seluruh organisasi, perusahaan cenderung memiliki kumpulan data berkualitas yang memberikan wawasan berharga bagi pelanggan dan peluang bisnis.
Penting untuk memasukkan semua aspek data dalam praktik tata kelola data. Ini harus mencakup elemen data terstruktur dan tidak terstruktur. Sebagian besar perusahaan akan menghabiskan banyak waktu dalam fase awal taksonomi pembangunan tata kelola meta-data. Ini adalah proses terperinci yang mendefinisikan elemen data spesifik oleh unit bisnis perusahaan. Informasi ini nantinya dapat digunakan untuk menentukan kebutuhan data di masa yang akan datang.