Tanda terima surat bersertifikat menyediakan cara bagi pengirim untuk memverifikasi bahwa penerima telah menerima surat atau dokumen yang dikirimkan. Setiap bagian dari surat bersertifikat memiliki nomor pelacakan unik yang tercetak pada tanda terima. Kwitansi diisi dengan nama pengirim, nama dan alamat penerima, serta total biaya ongkos kirim. Setelah penerima menandatangani surat, pengirim menerima salinan tanda tangan dan tanggal pengiriman.
Industri yang berurusan dengan dokumen dan pemberitahuan hukum, seperti real estat, perlu mendapatkan bukti bahwa dokumen dan pemberitahuan tersebut telah diterima oleh penerima yang dituju. Misalnya, pemilik rumah memerlukan bukti bahwa keterlambatan sewa dan pemberitahuan penggusuran telah diterima untuk melanjutkan tindakan selanjutnya. Bahasa sewa biasanya memberi penyewa semacam perlindungan, seperti pemberitahuan tiga hari untuk membayar kembali sewa yang terutang, sebelum penggusuran dapat dilakukan. Karena surat bersertifikat memerlukan tanda tangan agar dapat dikirimkan, ini adalah cara untuk mendapatkan dokumentasi tertulis bahwa penyewa menerima pemberitahuan tersebut.
Kantor Pos Amerika Serikat mengirimkan dan mendistribusikan surat bersertifikat. Tanda terima surat bersertifikat dapat diperoleh dari lokasi kantor pos AS mana pun atau melalui toko online agen tersebut. Tidak ada biaya apa pun untuk mendapatkan pasokan surat bersertifikat, tetapi biaya ongkos kirim tambahan untuk mengirim surat bersertifikat.
Mengisi tanda terima surat bersertifikat cukup sederhana. Tanda terima dilampirkan di sisi amplop surat, dengan kode batang bersertifikat dan nomor pelacakan yang tersisa di bagian surat. Bagian yang berlubang diisi dengan ongkos kirim yang berlaku serta nama dan alamat penerima. Berwarna hijau, tanda terima surat bersertifikat berisi nomor pelacakan di kedua bagian.
Label tanda terima pengembalian dapat dilampirkan di bagian belakang amplop surat. Inilah yang dikembalikan ke pengirim setelah tanda tangan penerima diperoleh. Pada label resi pengembalian akan dicantumkan nama pengirim dan nama penerima. Di bagian bawah adalah tempat bagi penerima surat untuk menandatangani.
Bukti pengiriman bukan satu-satunya manfaat dari tanda terima surat bersertifikat. Pengirim dapat menggunakan nomor pelacakan untuk melihat apakah pemberitahuan telah dikirimkan jika tanda terima pengembalian hilang melalui pos atau pengirim tidak ingin membayar layanan tanda terima pengembalian. Surat bersertifikat agak mirip dengan pengiriman dokumen melalui kurir resmi.