Seringkali ketika sebuah dokumen ditenderkan kepada seseorang, orang yang menawarkan dokumen tersebut memiliki kebutuhan untuk menyimpan catatan pertukaran atau kebutuhan untuk mengamankan bukti bahwa dokumen tersebut diberikan kepada penerima. Untuk alasan ini, serta alasan lainnya, tanda terima dokumen sering dibuat dan harus ditandatangani oleh penerima. Meskipun tidak ada bentuk baku untuk penerimaan dokumen, sebagian besar mencantumkan nama dokumen, tanggal dan waktu yang ditenderkan kepada penerima, dan tanda tangan orang yang menerima penerimaan dokumen.
Meskipun ada metode lain untuk memastikan atau membuktikan bahwa suatu dokumen telah diterima, seperti mengirim dokumen dengan surat resmi atau terdaftar, dalam beberapa kasus, metode tersebut tidak praktis atau tidak disukai. Jika tidak ada tanda tangan atau tanda terima resmi, seperti tanda terima pengembalian untuk surat atau paket yang disahkan, tanda terima dokumen dapat digunakan. Misalnya, jika layanan kurir pribadi digunakan atau dokumen dikirimkan dengan tangan, mungkin tidak ada bukti pengiriman jika tidak ada tanda terima dokumen.
Penggunaan kuitansi dokumen paling sering digunakan untuk dokumen legal; namun, tanda terima dokumen dapat digunakan untuk semua jenis dokumen. Di bidang hukum, perubahan menit terakhir pada dokumen mungkin perlu disampaikan kepada klien, atau mosi darurat yang diajukan ke pengadilan tanpa harus menunggu layanan surat tradisional. Seringkali, bahkan surat dalam semalam tidak akan membawa dokumen ke tujuannya tepat waktu. Akibatnya, layanan kurir pribadi dapat digunakan atau dokumen dikirimkan secara langsung. Catatan pengiriman mungkin diperlukan jika terjadi perselisihan penerimaan di kemudian hari.
Industri real estat adalah area lain di mana tanda terima dokumen mungkin sering digunakan. Penawaran untuk membeli umumnya sensitif terhadap waktu. Meskipun penawaran dapat dikirim melalui faks ke penjual, jika penawaran diterima, para pihak biasanya menginginkan salinan asli yang ditandatangani sesegera mungkin, yang menuntut perlunya menggunakan metode pengiriman yang dipercepat, seperti layanan kurir pribadi. . Bukti penerimaan kemudian dilakukan dengan menggunakan tanda terima dokumen.
Tanda terima dokumen dapat dibuat rumit atau sesederhana yang diinginkan oleh pihak yang menggunakannya. Biasanya, itu akan berisi nama dan deskripsi singkat dari dokumen yang dikirimkan, jumlah halaman, tanggal dan waktu, dan akan ada ruang untuk nama dan tanda tangan orang yang menerima penerimaan dokumen. Tanda terima tidak hanya berfungsi sebagai catatan bagi orang yang menawarkan dokumen, tetapi juga mungkin diperlukan jika ada perselisihan atau litigasi di kemudian hari seputar kapan, atau bahkan jika, dokumen itu diterima.