Surat rekomendasi adalah surat dari atasan, instruktur, atau figur otoritas serupa yang merekomendasikan calon tertentu untuk suatu jabatan. Anda mungkin juga mendengar surat rekomendasi yang disebut surat referensi. Surat-surat seperti itu biasanya diperlukan dalam aplikasi perguruan tinggi, dan mereka juga dapat mendukung aplikasi untuk pekerjaan. Surat rekomendasi yang ditulis dengan baik secara unik disesuaikan dengan orang yang direkomendasikan dan jenis posisi yang dilamar, meskipun ada juga kemungkinan untuk melihat surat rekomendasi generik yang dapat digunakan kembali.
Surat rekomendasi telah menjadi bagian umum dari beberapa prosedur aplikasi sehingga beberapa perguruan tinggi memelihara perpustakaan surat-surat tersebut dalam file mahasiswa mereka. Jika Mary Jane, misalnya, meminta surat dari Profesor McNamara, surat itu akan masuk ke arsip siswanya sehingga jika dia membutuhkannya lagi, dia dapat meminta salinan yang disegel dari sekolah daripada harus meminta salinan baru kepada Profesor. . Orang-orang juga dapat diberikan surat referensi universal ketika mereka meninggalkan pekerjaan jangka panjang, sebagai isyarat harapan baik dari mantan majikan mereka.
Meminta surat rekomendasi bisa jadi rumit. Umumnya, segera setelah Anda tahu bahwa Anda akan memerlukan surat rekomendasi untuk sesuatu, Anda harus bertanya kepada orang-orang yang paling cocok untuk menulis surat itu. Sebagian besar permintaan harus ditulis sedemikian rupa sehingga pemberi rekomendasi merasa nyaman menolak permintaan tersebut jika dia tidak memiliki cukup waktu, atau tidak merasa bahwa dia dapat menulis surat yang jujur dan akurat. Dalam sebuah permintaan, orang harus yakin untuk menentukan kapan mereka membutuhkan tanggapan untuk menerima atau menolak permintaan, dan kapan surat itu sendiri benar-benar dibutuhkan. Untuk mempersiapkan orang-orang yang mungkin menolak permintaan atau terlambat menyerahkan surat, ada baiknya untuk meminta lebih banyak surat daripada yang Anda butuhkan; jika semua permintaan dikabulkan, itu hanya membuat aplikasi Anda terlihat lebih baik.
Bergantung pada sifat posisi yang dilamar, pemohon mungkin diminta untuk menyerahkan surat rekomendasi yang disegel, yang menunjukkan bahwa dia belum membaca surat-surat tersebut. Ini dirancang untuk mendorong tanggapan yang jujur dari pemberi rekomendasi, dan untuk memastikan bahwa pemohon tidak dengan diam-diam menghapus surat yang tidak menyenangkan, meskipun surat semacam itu umumnya jarang. Jika seseorang berpikir bahwa dia akan menulis surat rekomendasi yang buruk, hal yang bertanggung jawab untuk dilakukan adalah menolak permintaan tersebut.
Saat menulis surat rekomendasi, pemberi rekomendasi harus memikirkan apa yang membuat pelamar itu unik, dan apa kelebihannya. Sebaiknya sebutkan berapa lama pemberi rekomendasi telah mengenal pelamar, dan konten apa, seperti dalam “Mary Jane telah menggunakan bahasa Inggris bersama saya selama dua tahun terakhir”, atau “Joe Bob telah bekerja di divisi saya untuk 10 tahun terakhir.” Merujuk penghargaan atau perbedaan di pihak pelamar sering dianjurkan, seperti menceritakan kisah pribadi yang memanusiakan pelamar dan membuatnya lebih mudah diingat. Jika pemberi rekomendasi memiliki hubungan pribadi dengan organisasi atau institusi tempat pemohon melamar, hal ini juga pantas untuk disebutkan.