Surat lamaran adalah surat pengantar yang disertakan dengan proposal bisnis untuk memperkenalkan orang-orang tentang sifat proposal dan perusahaan yang membuat proposal. Seperti jenis surat pengantar lainnya, surat lamaran dirancang untuk dengan cepat memperkenalkan pembaca dengan informasi yang diperlukan, sekaligus meyakinkan pembaca bahwa penulis surat adalah pilihan terbaik untuk pekerjaan itu. Dalam beberapa kasus, surat proposal perlu mengikuti format dan gaya tertentu, sementara dalam kasus lain, mungkin lebih bersifat bebas.
Surat proposal tipikal mencakup diskusi singkat tentang masalah yang ingin ditangani oleh proposal, dan gambaran umum tentang informasi penting dalam proposal. Surat proposal biasanya menyertakan perkiraan waktu dan biaya beserta penjelasan singkat tentang cara kerja proposal. Surat proposal juga dapat merinci pengalaman, kualifikasi, dan sertifikasi orang atau perusahaan yang memberikan proposal, dan juga dapat mencakup riwayat perusahaan dan informasi latar belakang. Sepanjang, dokumen memiliki nada persuasif yang dirancang untuk mendorong pembaca untuk meninjau bahan proposal terlampir.
Ada beberapa konteks di mana surat proposal dapat ditulis. Ketika sebuah perusahaan atau lembaga mengajukan permintaan proposal (RFP), orang yang menanggapi RFP biasanya menulis surat proposal dengan kiriman mereka. RFP biasanya menyertakan pedoman proposal yang akan memberi orang ide bagus tentang apa yang harus disertakan dalam surat proposal, mulai dari kualifikasi penulis hingga perkiraan biaya yang akan dikeluarkan. Buku referensi yang memberikan informasi tentang korespondensi bisnis seringkali memiliki beberapa contoh proposal sehingga pembaca dapat membiasakan diri dengan penulisan proposal sebelum mereka perlu menulis proposal secara resmi.
Beberapa surat proposal tidak diminta. Perusahaan dapat menggunakan proposal untuk menjual produk mereka kepada calon pelanggan baru, karena berkomunikasi melalui surat dapat menjadi murah dan sangat hemat biaya. Misalnya, produsen perangkat lunak perkantoran dapat mengirim surat massal ke banyak kantor, dan mengantisipasi setidaknya beberapa minat dari perusahaan yang akan merespons dengan pesanan atau permintaan informasi lebih lanjut. Surat lamaran unsolicited cenderung lebih bersifat generik sehingga dapat dikirim ke banyak orang.
Mungkin sulit untuk membuat template proposal yang dapat digunakan untuk menanggapi permintaan proposal, karena setiap permintaan dan setiap proposal bisa sangat berbeda. Biasanya banyak penelitian diperlukan untuk menyatukan proposal, dan bahasanya harus disesuaikan secara khusus untuk pembaca. Namun, dapat membantu untuk menyusun garis besar dasar yang digunakan dalam menulis proposal, untuk memastikan bahwa setiap aspek yang diperlukan dari proposal sepenuhnya tercakup. Bisnis juga harus menyimpan salinan proposal dan surat proposal lama, mencatat proposal yang berhasil sehingga dapat digunakan dalam pengembangan proposal di masa mendatang.