Surat pengantar proposal adalah surat profesional yang dikirimkan ke klien potensial, bersama dengan proposal bisnis yang sudah selesai. Contoh terbaik dari surat lamaran proposal adalah singkat, pribadi tetapi profesional, dan membantu untuk mendorong penguatan hubungan antara responden dan penerima. Ada beberapa elemen dasar yang selalu ditemukan dalam jenis surat ini, serta beberapa kesalahan umum yang harus dihindari.
Kesalahan yang banyak dilakukan oleh para pelaku bisnis adalah memanfaatkan surat lamaran sebagai cara untuk meringkas isi proposal. Karena banyak template proposal menyertakan ringkasan di akhir dokumen, ini tidak perlu. Bahkan, memasukkan jenis detail ini ke dalam surat lamaran menciptakan situasi di mana penerima harus membaca informasi yang sama berulang kali, sebuah faktor yang dapat berdampak negatif pada proses evaluasi.
Salah satu hal terpenting yang perlu diingat ketika menyusun surat lamaran proposal adalah membuatnya singkat. Tubuh tiga sampai empat paragraf pendek sudah cukup. Menetapkan jenis batas ini untuk diri Anda sendiri akan memastikan Anda menyimpan seluruh teks pada satu halaman, sehingga menghindari kesalahan dalam mengirimkan sejumlah proposal mini bersama dengan dokumen utama.
Pembukaan surat pengantar proposal harus singkat. Gunakan paragraf pertama untuk berterima kasih kepada penerima karena mengizinkan Anda berpartisipasi dalam proses proposal penawaran. Juga pantas untuk memuji struktur Permintaan Proposal, atau RFP, yang disediakan untuk Anda gunakan sebagai pedoman untuk proposal dan proses pengiriman. Umumnya, ini dapat dicapai dalam tiga sampai empat kalimat tanpa berlebihan mengucapkan terima kasih.
Paragraf Anda berikutnya mungkin mencakup sesuatu yang bersifat pribadi, tetapi tetap profesional. Jika proposal sedang diajukan ke pelanggan yang sudah ada, menyebutkan betapa Anda menikmati bekerja dengan klien di masa lalu adalah tepat. Dalam kasus di mana proposal ditujukan ke perusahaan yang belum pernah Anda lakukan bisnis sebelumnya, fokuskan perhatian Anda pada hubungan kerja yang telah terjalin melalui percakapan telepon, email, dan kontak lain yang Anda miliki dengan kontak utama Anda. selama penyusunan proposal. Ini dapat membantu menjaga surat agar tidak terlalu kering, sambil tetap menghindari kesalahan menjadi terlalu pribadi.
Untuk menutup surat lamaran proposal Anda, nyatakan harapan Anda untuk masa depan. Ini dapat mencakup fakta bahwa Anda berharap untuk mendapatkan bisnis dan menikmati hubungan kerja yang panjang dengan pelanggan baru. Paragraf ini harus menunjukkan kepercayaan pada kualitas barang atau jasa yang Anda tawarkan, tetapi tidak memberikan jenis penilaian apa pun pada pesaing Anda. Tetap fokus pada seberapa baik Anda dapat melakukan klien, bukan seberapa jauh Anda lebih baik daripada orang lain.
Jangan pernah menulis surat lamaran proposal Anda sampai proposal itu sendiri selesai. Ini karena Anda mungkin memiliki satu atau dua menit terakhir interaksi dengan penerima yang akan mempengaruhi nada dan isi surat Anda. Bagaimanapun, selalu pastikan struktur surat Anda sesuai dengan apa yang Anda ketahui tentang budaya perusahaan penerima, dan pilih kata-kata Anda yang sesuai. Mengingat faktor itu adalah cara halus untuk mengungkapkan rasa hormat Anda terhadap cara mereka melakukan bisnis tanpa terlihat menggurui atau terlalu ekspresif dengan pujian.