Surat penawaran berfungsi sebagai bentuk komunikasi antara perusahaan dengan kontraktor independen, vendor, atau pekerja lepas. Surat tersebut menguraikan produk atau layanan yang dapat diberikan oleh kontraktor atau pekerja lepas, dan berapa biaya layanan atau produk tersebut. Surat penawaran juga sering menyertakan tanggal atau jangka waktu tertentu untuk penyelesaian.
Ketika sebuah perusahaan menginginkan pihak ketiga untuk melakukan tugas-tugas tertentu atau menyediakan produk tertentu, umumnya akan terlebih dahulu secara jelas mengidentifikasi layanan atau produk yang dibutuhkan. Selanjutnya, perusahaan akan mengajukan permintaan proposal. Kontraktor atau pekerja lepas yang tertarik kemudian akan menyusun surat penawaran sebagai tanggapan atas permintaan proposal.
Saat menyusun surat penawaran, memahami semua persyaratan perusahaan sangat penting. Proposal yang disesuaikan dengan permintaan khusus biasanya membantu meningkatkan peluang tawaran yang berhasil. Penawar harus dapat menangani semua aspek penugasan dan, jika tenggat waktu tidak ditetapkan dalam permintaan proposal, penawar juga harus dapat menetapkan tanggal pengiriman yang realistis.
Pemasaran adalah bagian penting dari surat penawaran, kadang-kadang disebut sebagai proposal penawaran. Idealnya, penulis surat penawaran harus mengetahui harga pasar untuk produk atau jasa yang diminta. Hal ini penting bukan hanya karena kemungkinan penolakan untuk tawaran yang terlalu mahal, tetapi juga karena tawaran yang terlalu rendah akan menghasilkan laba atas investasi yang lebih kecil.
Pencarian Internet sederhana akan menghasilkan banyak contoh surat penawaran. Bahkan, beberapa situs menawarkan template tawaran. Template bersifat umum, tetapi dapat dengan cepat disesuaikan agar sesuai dengan permintaan proposal apa pun. Situs-situs ini juga dapat menyertakan solusi perangkat lunak penulisan profesional yang dapat membantu proses penyusunan dan komunikasi tindak lanjut apa pun yang terkait dengan proses penawaran.
Tentu saja, surat penawaran yang dirancang dengan sempurna tidak akan menjamin penerimaan. Meluangkan waktu untuk meneliti bagaimana menulis surat penawaran dapat menunjukkan profesionalisme dan etos kerja seseorang, tetapi pada akhirnya, uang seringkali menjadi faktor utama. Pemotongan biaya biasanya merupakan kekuatan motivasi yang jauh lebih kuat bagi perusahaan daripada gaya penulisan penawar. Namun, surat penawaran yang bagus, dengan tanggal pengiriman yang wajar dan biaya yang wajar, akan meningkatkan peluang penawar untuk mendapatkan proyek.
Jika sebuah proposal ditolak, perusahaan perekrutan biasanya mengirimkan tanggapan yang menunjukkan mengapa tawaran itu ditolak. Mungkin vendor lain bisa melakukan pekerjaan dengan harga lebih murah. Mungkin penawar yang berhasil bisa memberikan lebih cepat. Either way, penolakan tidak harus menjadi akhir dari baris. Jika tawaran itu cukup menarik, penawar mungkin menjadi orang pertama yang ada di benaknya pada saat perusahaan membutuhkan produk atau layanan serupa.