Surat pemutusan kontrak adalah dokumen yang secara eksplisit menguraikan syarat dan ketentuan di mana seseorang mengusulkan untuk membubarkan hubungan bisnis yang ada. Syarat dan ketentuan pemutusan hubungan kerja biasanya disetujui oleh kedua belah pihak ketika mereka pertama kali menjalin hubungan bisnis apa pun yang mereka buat dan tertulis dalam perjanjian bisnis, sehingga ketika waktu untuk mengakhiri hubungan tiba tidak ada kejutan. Hubungan bisnis yang tercakup dalam surat pemutusan kontrak dapat mencakup, namun tidak terbatas pada, vendor, kontraktor independen, tuan tanah, perusahaan konstruksi, atau karyawan. Surat pemutusan kontrak ditulis oleh salah satu pihak pada saat salah satu pihak menganggap perlu untuk membubarkan perjanjian.
Pada saat memulai hubungan bisnis, ada beberapa hal yang harus dicantumkan dalam klausul pemutusan perjanjian, antara lain nama para pihak yang berwenang untuk mengakhiri hubungan, semua syarat dan ketentuan yang dapat mengakhiri perjanjian. , dan langkah apa yang harus diambil oleh salah satu pihak untuk mengakhiri perjanjian. Hal-hal lain termasuk interval waktu yang diperlukan oleh salah satu pihak dari pemberitahuan niat untuk mengakhiri hingga pengakhiran menjadi efektif, dan saluran komunikasi apa pun antara para pihak yang dapat digunakan setelah pengakhiran efektif. Elemen-elemen ini berfungsi untuk melindungi kedua belah pihak jika uang terutang kepada salah satu atau jika pemberitahuan terlebih dahulu diperlukan sehingga tidak ada pihak yang dibiarkan tanpa cara untuk melakukan transisi yang mulus setelah pembubaran perjanjian.
Misalnya, klausul pemutusan kontrak dapat dimasukkan sebagai bagian dari perjanjian sewa yang menyatakan secara eksplisit mengapa pemilik dapat mengusir penyewa, seperti gangguan berlebihan terhadap tetangga, kerusakan properti, atau melakukan bisnis ilegal di tempat tersebut. Klausul yang sama juga dapat mencakup ketentuan di mana penyewa memiliki hak untuk mengakhiri kontrak dengan pemberitahuan 30 hari jika permintaan perbaikan tidak ditangani oleh pemilik dalam jangka waktu tertentu sejak tanggal diterima. Dengan cara ini, kepentingan kedua belah pihak dilayani oleh klausa. Dalam contoh ini, surat pemutusan kontrak penyewa akan menyatakan fakta dan tanggal alasannya untuk mengosongkan serta tanggal kekosongan berlaku, sedangkan surat pemilik akan menyebutkan pelanggaran persyaratan sewa dan tanggal pengusiran efektif.
Aspek penting lainnya dari surat pemutusan kontrak adalah bahwa surat tersebut menyediakan mekanisme komunikasi yang netral bagi kedua belah pihak ketika ada perselisihan dan keluhan yang mendasari keputusan untuk mengakhiri. Dalam beberapa kasus, mungkin ada ketidaksepakatan atau konsekuensi terhadap penghentian yang dapat mengakibatkan satu atau pihak lain menempuh jalur pengadilan untuk menyelesaikannya. Surat pemutusan kontrak menjelaskan dengan jelas dan tidak ambigu mengapa dan kapan hubungan harus dibubarkan dan memberi kedua belah pihak kesempatan untuk menjelaskan posisi mereka mengenai perlunya pemutusan sebelum membuat keputusan untuk menuju ke pengadilan.