Surat otomatis adalah alat bisnis yang memungkinkan untuk memproses surat dalam jumlah besar dengan relatif mudah. Beberapa perusahaan menggunakan peralatan dan personel untuk menangani pemrosesan surat pada skala ini, sementara perusahaan lain mengalihdayakan fungsi-fungsi ini ke vendor yang berfokus secara khusus pada penanganan kampanye surat langsung, pendistribusian surat secara teratur kepada klien, dan proyek berkelanjutan lainnya. Inti dari surat otomatis adalah untuk memproses surat dengan cepat dan efisien, sehingga mengurangi biaya yang terkait dengan pembuatan dan distribusi setiap unit.
Salah satu contoh penggunaan surat otomatis adalah dalam pembuatan dan pelaksanaan kampanye surat langsung. Untuk mempercepat proses pengiriman barang promosi dalam jumlah besar seperti surat atau kartu pos, pencetusnya akan sering menggunakan metode elektronik untuk menangani, menyortir, dan menyiapkan barang untuk pengiriman. Ini termasuk pemindaian surat, pembuatan faks pendamping dan pesan email sebagai bagian dari kampanye, dan distribusi format elektronik ini bersama dengan potongan surat langsung.
Perangkat lunak komputer digunakan untuk membuat label surat atau untuk mencetak nama dan alamat penerima pada bagian itu sendiri. Mesin sortir memungkinkan untuk memisahkan potongan berdasarkan kode pos, yang pada gilirannya memudahkan penggunaan tarif surat massal. Banyak strategi surat otomatis juga menggunakan teknologi pencetakan laser untuk menerapkan jumlah perangko yang sesuai sebagai bagian dari proses penyortiran, memungkinkan potongan siap dikirim dalam waktu yang relatif singkat.
Manfaat dari surat otomatis adalah memungkinkan untuk menyiapkan dan mengirimkan puluhan ribu lembar surat dalam waktu yang sangat singkat untuk menyiapkan bagian yang sama dengan tangan. Bergantung pada sifat kepingan surat, menggunakan alat otomatis akan memungkinkan bisnis memproses lebih banyak keping dalam satu jam daripada yang dapat diproses oleh tim yang terdiri dari sepuluh hingga lima belas orang dalam beberapa hari kerja. Ini berarti penghematan besar bagi perusahaan, serta membebaskan sumber daya personel yang berharga untuk fokus pada aspek penting lainnya dari operasi.
Sementara beberapa perusahaan memilih untuk membuat fasilitas penyortiran surat mereka sendiri, yang lain memilih untuk menggunakan layanan surat otomatis untuk menangani kampanye surat langsung dan surat massal lainnya. Banyak dari perusahaan ini menyimpan daftar untuk klien mereka, serta bukti dokumen yang disiapkan untuk kampanye sebelumnya. Hal ini memungkinkan klien untuk dengan cepat menyusun kampanye surat langsung baru menggunakan elemen dari surat massal sebelumnya, dengan biaya yang relatif kecil. Karena banyak dari layanan ini mengenakan tarif tetap per potong yang mencakup pencetakan, pemeriksaan, pengalamatan, penerapan perangko, dan bahkan pengiriman ke kantor pos, sangat mudah untuk menghitung biaya proyek pengiriman surat dalam hitungan menit.
Keuntungan lain menggunakan layanan surat otomatis adalah banyak yang menawarkan diskon volume. Karena pelanggan memilih untuk mengirimkan lebih banyak salinan dari bagian yang sama, tarif per pengiriman berkurang. Hal ini dapat memungkinkan perusahaan untuk lebih menyempurnakan biaya mereka untuk iklan surat langsung, atau bahkan mengirimkan potongan surat ke pelanggan yang sudah ada secara berkelanjutan.