Surat masa jabatan adalah surat rekomendasi eksternal yang diajukan ke komite masa jabatan untuk mendukung tawaran anggota fakultas untuk pekerjaan tetap. Surat dapat datang dari bawahan, kolega, atau atasan, tergantung pada informasi yang dicari oleh komite masa jabatan, tetapi biasanya akan diminta dari pemimpin di bidang studi kandidat yang diminta untuk mengomentari potensi kandidat untuk membuat positif kontribusi untuk basis pengetahuan lapangan.
Tenure adalah sistem kerja yang memberikan fakultas tertentu di perguruan tinggi dan universitas dengan kontrak kerja permanen. Sistem ini dirancang untuk melindungi kebebasan akademik di bawah teori bahwa fakultas yang tidak terancam kehilangan pekerjaan akan bebas untuk mendukung semua sudut pandang saat mengajar dan menerbitkan, bukan hanya yang paling populer. Tidak semua anggota fakultas memenuhi syarat untuk masa jabatan. Hanya mereka yang dipekerjakan dalam posisi jalur tenurial yang dapat dipertimbangkan, dan hanya setelah beberapa tahun masa percobaan. Setelah anggota fakultas jalur masa jabatan telah menjalani masa percobaan yang diperlukan, komite masa jabatan meninjau pencalonannya dan membuat rekomendasi mengenai apakah akan menawarkan kontrak permanen atau tidak.
Bagian dari proses peninjauan komite tenurial adalah meminta surat tenurial. Komite pertama-tama memutuskan jenis kriteria apa yang ingin dibuktikan. Misalnya, panitia bisa mencari penilaian potensi penelitian kandidat, kolegialitas, atau ketajaman mengajar. Jenis pembuktian yang diperlukan akan menentukan orang yang tepat untuk mengajukan surat kepemilikan untuk kepentingan kandidat. Surat kepemilikan dapat dengan mudah diminta dari mantan siswa sebagai mantan majikan.
Sebuah komite tenurial biasanya peduli dengan potensi kandidat untuk berkontribusi pada basis penelitian bidang yang dipilihnya. Dalam hal ini, surat tenurial akan diminta dari fakultas terkemuka di bidang yang harus diketahui oleh kandidat selama bertahun-tahun bekerja di bidang yang sama. Setiap surat tenurial yang diterima diharapkan berisi ulasan yang cemerlang tentang potensi kandidat.
Kandidat masa jabatan biasanya diminta untuk memberikan daftar calon pemberi rekomendasi yang menurut kandidat akan menulis surat masa jabatan yang efektif. Kemudian, ketua panitia tenurial akan menghubungi orang-orang yang ada dalam daftar secara langsung atau kandidat mungkin harus mengajukan sendiri permintaan dari pemberi rekomendasi. Dalam kedua kasus, isi surat tenurial dapat membuat atau menghancurkan tawaran kandidat untuk pekerjaan tetap.