Dua kriteria berbeda digunakan untuk menggambarkan surat kabar yang tercatat. Dalam pengertian pertama, surat kabar tercatat adalah surat kabar yang menerbitkan pemberitahuan publik, informasi yang mungkin menarik bagi masyarakat seperti hasil pemungutan suara dewan kota, dan pemberitahuan hukum. Dalam pengertian kedua, surat kabar tercatat dianggap sebagai publikasi dengan standar jurnalisme yang tinggi, menerbitkan informasi yang vital, penting, dan menarik. Di bawah definisi pertama, banyak surat kabar termasuk New York Times yang bergengsi bukanlah surat kabar yang tercatat, meskipun mereka terkenal dengan kualitas jurnalisme mereka. Faktanya, Times secara khusus telah berbicara tentang masalah ini, meminta orang untuk tidak menyebutnya sebagai “surat kabar yang tercatat.”
Definisi yang saling bertentangan untuk surat kabar yang tercatat menggambarkan perubahan yang dialami media berita. Sebelum akses luas ke komunikasi instan, banyak surat kabar merasa bahwa mereka memiliki kewajiban publik untuk mempublikasikan informasi yang mungkin sulit ditemukan orang di tempat lain, bahkan jika informasi itu tidak terlalu menarik, atau jika hanya menyangkut sebagian kecil masyarakat. Sebuah surat kabar yang tercatat mungkin mempublikasikan hasil pemilu asing, misalnya, untuk memastikan bahwa mereka masuk ke catatan publik, dengan pemahaman bahwa bagian surat kabar ini mungkin tidak dianggap memukau oleh semua pembaca.
Selain itu, banyak negara memerlukan pemberitahuan hukum seperti niat untuk mengubah kepemilikan bisnis agar dipublikasikan secara publik, untuk memastikan bahwa semua pihak terkait akan memiliki akses ke informasi ini. Sebuah surat kabar catatan akan menerbitkan informasi ini, sehingga memastikan bahwa itu didistribusikan dan dimasukkan dalam catatan. Praktik ini sangat berharga bagi ahli silsilah dan sejarawan, yang dapat membaca koran bekas untuk mendapatkan informasi tentang orang yang mereka pelajari.
Banyak surat kabar komunitas di seluruh dunia mungkin masih menganggap diri mereka sebagai surat kabar tradisional, yang menyediakan informasi tentang pertemuan pemerintah kota yang akan datang, hasil olahraga dari tim sekolah setempat, dan lain-lain. Surat kabar semacam itu juga terkadang menerbitkan intisari berita daerah yang menurut mereka menarik bagi pembacanya, dan bagian terpisah disisihkan untuk tujuan penerbitan pemberitahuan hukum.
Surat kabar besar, bagaimanapun, telah meninggalkan peran mereka sebagai “surat kabar catatan”, dengan benar mengasumsikan bahwa pembaca mereka dapat memperoleh informasi tersebut dari sumber lain, seperti Internet. Sebaliknya, publikasi ini telah menempatkan fokus yang lebih besar pada jurnalisme mutakhir, melaporkan cerita yang tidak diliput oleh makalah lain. Beberapa orang tetap menyebut publikasi ini “surat kabar catatan”, padahal deskripsi yang lebih akurat mungkin “surat kabar catatan”. Beberapa contoh terkenal dari jenis publikasi ini dari seluruh dunia meliputi: The Australian, The Mail and Guardian (Afrika Selatan), The Irish Times, The Daily Telegraph (London), The Toronto Star (Kanada), The Hindustan Times (India). ), The New York Times, The Wall Street Journal, The Standard (Hong Kong), The Guardian (London), The Washington Post, Al Akhbar (Lebanon), De Morgen (Brussels), Le Monde (Prancis), Die Welt ( Jerman), dan The Aftenposten (Norwegia), di antara banyak lainnya.