Subledger adalah subunit dari buku besar. Subunit berisi informasi yang lebih rinci daripada buku besar. Misalnya, buku besar perusahaan berisi item baris untuk setiap aktivitas bisnis yang berbeda. Item baris yang mewakili hutang dan piutang, bagaimanapun, memiliki subledger dengan informasi tambahan. Buku besar tambahan ini memiliki akun untuk setiap individu atau bisnis yang berutang uang perusahaan atau memiliki klaim terhadap aset perusahaan, masing-masing.
Penggunaan subledger menciptakan buku besar yang lebih bersih. Daripada menjejalkan semua bit informasi keuangan ke dalam buku besar, penggunaan buku besar tambahan dapat membantu menciptakan proses pelaporan yang lebih baik. Perusahaan sering kali memiliki kemampuan untuk membuat dan menggunakan subledger sebanyak yang mereka inginkan. Satu-satunya peringatan adalah bahwa setiap subledger menggulung ke item baris tunggal di buku besar. Semua angka harus seimbang dengan item baris buku besar umum.
Item baris dalam buku besar yang mewakili buku pembantu dikenal sebagai akun pengendali. Akun pengendali menentukan semua informasi yang dilaporkan dalam item baris buku besar umum. Ini biasa terjadi dalam sistem akuntansi terkomputerisasi. Ketika perusahaan membuat buku pembantu baru, mereka harus menentukan akun pengendali mana yang mencakup buku besar.
Rekonsiliasi akun juga lebih mudah ketika sebuah perusahaan membuat subledger individu untuk informasi keuangannya. Akuntan dapat memisahkan buku besar mana yang rentan terhadap kesalahan dan kesalahan. Buku besar individu ini kemudian diatur untuk rekonsiliasi bulanan. Prosesnya melibatkan pengambilan total buku besar dan menyeimbangkannya kembali ke total dari buku pembantu. Perbedaan antara keduanya memerlukan penelitian untuk menemukan dan memperbaiki masalah.
Perusahaan tidak menghadapi persyaratan untuk menambahkan subledger ke sistem buku besar mereka. Menggunakan buku besar individu hanyalah sistem manajemen data keuangan. Memecah informasi tertentu biasanya membantu pemangku kepentingan mengevaluasi kesehatan keuangan perusahaan. Ini juga memberikan transparansi bagi pemberi pinjaman dan investor yang melihat pembukuan perusahaan.
Dimungkinkan untuk memiliki terlalu banyak subunit dari buku besar. Ketika ini terjadi, sebuah perusahaan menghabiskan banyak waktu untuk menyeimbangkan setiap buku besar individu ke buku besar utama. Jika buku besar individu berisi informasi yang tidak berlanjut selamanya, maka buku besar tidak diperlukan. Ini akan mengakibatkan peninjauan buku besar untuk memastikan tidak ada informasi yang diposting di sana, dan saldonya nol setiap periode akuntansi. Akuntan menghabiskan lebih banyak waktu mengelola buku besar kosong saat ini terjadi.