Spesifikasi pekerjaan memungkinkan pemberi kerja untuk menguraikan kandidat terbaik untuk suatu posisi tanpa menggambarkan orang tertentu. Hal ini dicapai dengan mengkomunikasikan karakteristik yang diinginkan dari kandidat yang memenuhi syarat, seperti keterampilan dan pendidikan yang dibutuhkan. Semakin kompleks suatu posisi, semakin panjang spesifikasinya. Dengan mengembangkan alat-alat ini untuk posisi yang tersedia, pemberi kerja dapat menghemat waktu mereka dan pelamar potensial.
Beberapa orang membuat kesalahan dengan percaya bahwa deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan adalah sama. Penting untuk dipahami bahwa mereka tidak hanya berbeda, tetapi juga dirancang untuk melayani tujuan yang berbeda. Deskripsi pekerjaan disusun untuk menguraikan tugas dan tugas yang harus dilakukan oleh seseorang dalam posisi tertentu. Spesifikasi pekerjaan dirancang untuk menguraikan tipe orang yang memenuhi syarat untuk berada di posisi itu.
Ada beberapa kategori informasi yang dianggap standar dalam spesifikasi pekerjaan. Kategori sering ditampilkan dalam jenis besar atau tebal. Kemudian persyaratan khusus tercantum di bawah ini, umumnya dengan poin-poin. Semua spesifikasi pekerjaan tidak boleh diatur dalam urutan atau format yang sama.
Persyaratan pendidikan adalah salah satu komponen yang paling umum dari spesifikasi. Bagian ini umumnya menyampaikan tingkat pendidikan yang diperlukan, seperti gelar associate atau master, dan jurusan yang dapat diterima, seperti jurnalisme atau teknik kimia. Jika lisensi dan sertifikat khusus diperlukan, itu juga biasanya disertakan dalam bagian ini.
Bagian yang didedikasikan untuk pengalaman biasanya meminta seseorang memiliki riwayat pekerjaan di bidang tertentu untuk jangka waktu tertentu. Ini juga dapat menguraikan tugas-tugas khusus yang harus dilakukan seseorang, seperti pengawasan langsung terhadap anggota staf atau tiga tahun menangani bahan berbahaya. Keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan adalah tiga bagian yang dapat digabungkan atau dicantumkan secara terpisah. Bagian-bagian ini memberi tahu apa yang harus diketahui pelamar dan apa yang harus dapat dia lakukan.
Pengusaha sering dibanjiri dengan aplikasi ketika mereka memiliki posisi yang tersedia. Wawancara bisa menjadi proses yang panjang. Spesifikasi pekerjaan dapat menjadi alat yang secara drastis mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan majikan untuk meninjau aplikasi dan melakukan wawancara dengan individu yang tidak memenuhi syarat. Karena banyak orang tidak akan memilih untuk melamar pekerjaan yang mereka tahu kemungkinannya kecil untuk didapatkan, memiliki spesifikasi pekerjaan juga dapat membantu individu. Mereka dapat menggunakannya untuk membandingkan apa yang mereka tawarkan dengan apa yang diminta.