Skala gaji adalah dokumen atau tabel yang dirancang untuk menentukan berapa banyak yang akan diperoleh seorang karyawan dalam pekerjaannya. Banyak perusahaan memiliki skala yang ditetapkan sebelum mempekerjakan karyawan baru, dan mereka mungkin menunjukkannya kepada calon karyawan sebelum mempekerjakan mereka. Dengan cara ini, pencari kerja bisa mendapatkan gambaran yang bagus tentang berapa banyak yang bisa dia harapkan saat bekerja untuk perusahaan atau bisnis.
Tidak setiap perusahaan menggunakan skala gaji untuk menentukan upah karyawan. Beberapa perusahaan tampaknya secara sewenang-wenang memutuskan berapa gaji yang akan mereka berikan kepada seorang karyawan untuk mulai bekerja di perusahaan tersebut. Kenaikan gaji berikutnya ditentukan dengan cara yang sama. Terkadang, sebuah perusahaan tanpa skala standar akan menentukan kenaikan gaji berikutnya berdasarkan prestasi kerja atau kinerja perusahaan secara keseluruhan dalam satu tahun terakhir.
Demikian pula, beberapa perusahaan tidak memiliki skala pembayaran formal yang dibagikan kepada karyawan, tetapi mereka memiliki skala yang dibuat secara longgar untuk membantu mereka menentukan jumlah uang yang akan mereka tawarkan kepada karyawan baru. Skala informal ini juga dapat digunakan oleh perusahaan untuk menentukan berapa banyak kenaikan gaji yang akan ditawarkan kepada karyawan.
Biasanya, sebuah perusahaan serikat pekerja akan menggunakan skala gaji. Seringkali, disajikan dalam format tabel. Untuk karir yang membutuhkan pendidikan atau pelatihan khusus, skala gaji umumnya akan memiliki pengalaman bertahun-tahun di samping dan jumlah pendidikan atau pelatihan yang diselesaikan di atas. Karyawan kemudian dapat menemukan titik di mana kedua faktor ini bertemu untuk menentukan jumlah gaji yang akan dia terima untuk tahun tersebut. Jika pekerjaan tersebut tidak memerlukan pendidikan khusus, bagan hanya akan menunjukkan gaji untuk beberapa tahun pengalaman tertentu.
Perwakilan serikat pekerja bertemu dengan perusahaan untuk menentukan gaji yang disajikan pada skala gaji. Skala itu sendiri adalah bagian dari kontrak yang dikembangkan oleh perusahaan dan serikat pekerja. Gagasan di balik ini adalah untuk memastikan bahwa semua karyawan diperlakukan secara adil dan menerima upah yang sama untuk pengalaman dan pendidikan yang sama. Dengan cara ini, pilih kasih dalam bentuk kenaikan gaji dihilangkan. Meskipun skala gaji paling sering dikaitkan dengan perusahaan dan bisnis yang berserikat, perusahaan tanpa serikat terkadang juga menggunakannya.