Sistem rekam medis adalah hard copy atau sistem elektronik yang digunakan untuk mengatur dan membuat katalog informasi mengenai perawatan, kondisi kesehatan umum, dan data lain yang relevan dengan pasien. Saat ini, banyak kantor dokter, rumah sakit, dan jenis fasilitas perawatan jangka pendek dan panjang lainnya menggunakan program perangkat lunak untuk membuat sistem rekam medis yang disesuaikan. Berikut adalah beberapa contoh jenis data apa yang disimpan dalam sistem dan bagaimana mereka digunakan.
Inti dari semua jenis sistem rekam medis adalah informasi pasien yang terkandung dalam data katalog. Ini mencakup informasi dasar seperti nama, jenis kelamin, dan usia pasien. Informasi kontak untuk keluarga terdekat atau orang lain yang berwenang untuk menerima informasi tentang pasien juga tercantum dalam catatan. Catatan tentang alergi apa pun juga didokumentasikan. Jika pasien memiliki beberapa jenis asuransi atau semacam rencana diskon perawatan kesehatan, rincian yang relevan juga disimpan dalam arsip pasien.
Bersamaan dengan data dasar pasien, sistem rekam medis juga mampu menyimpan informasi bertahun-tahun tentang kunjungan dokter, rawat inap di rumah sakit, prosedur pembedahan, dan obat yang diresepkan untuk jangka pendek atau jangka panjang. Sebagian besar sistem mencakup bidang di mana dokter, perawat, dan personel medis berwenang lainnya dapat memasukkan catatan yang relevan dengan setiap peristiwa di mana perawatan medis diperluas ke pasien.
Sistem rekam medis terkadang juga berfungsi sebagai alat untuk mendokumentasikan komunikasi dengan pasien atau penyedia asuransi. Sistem dapat menangkap tanggal saat klaim disiapkan dan diserahkan ke penyedia, tanggapan terhadap klaim, dan pembayaran apa pun yang diterima dari perusahaan asuransi atau langsung dari pasien. Hal ini memungkinkan untuk membuat faktur kepada pasien yang membuat dia mengetahui status akun saat ini.
Dengan munculnya sistem rekam medis elektronik, banyak prosedur yang dulunya memakan waktu berjam-jam sekarang dapat diselesaikan dalam waktu yang jauh lebih singkat. Misalnya, rekam medis elektronik dapat dicari menggunakan kata kunci, sehingga memungkinkan untuk dengan cepat meninjau riwayat pasien beberapa tahun ke belakang tanpa harus melewati sejumlah besar dokumen tercetak. Selain pengambilan informasi secara cepat untuk tujuan memberikan pelayanan medis kepada pasien, rekam medis yang terkomputerisasi juga memudahkan penyusunan statistik jumlah pasien yang dirawat karena suatu penyakit atau jenis obat yang paling sering dikeluarkan oleh dokter tertentu. Data jenis ini dapat sangat membantu ketika mengevaluasi ruang lingkup praktik dan kualitas perawatan umum yang ditawarkan oleh dokter.
Sebagai alat manajemen informasi kesehatan, nilai catatan kesehatan elektronik tidak dapat diremehkan. Data yang harus disimpan di fasilitas penyimpanan jarak jauh dapat dengan mudah dimasukkan ke dalam sistem rekam medis dan disimpan di hard drive serta di CD agar mudah diambil. Ini membantu menjaga dokumen tercetak seminimal mungkin dan mengosongkan ruang untuk tujuan lain.
Selain berada di hard drive atau server lokal, sistem rekam medis juga dapat ditempatkan di server jauh dan solusi penyimpanan data jarak jauh lainnya. Manfaat ini sangat membantu dalam situasi di mana ada keinginan untuk menyimpan salinan cadangan data yang tersedia. Jika kantor dokter atau rumah sakit mengalami kerusakan akibat bencana alam, semua data pasien tetap terjaga dan dapat diakses dengan menggunakan kode otorisasi yang tepat.