Diperkirakan banyak pengguna komputer, terutama di organisasi besar, mungkin memiliki 10 hingga 20 ID pengguna. Masing-masing membutuhkan kata sandinya sendiri. Karena itu, mengingat semua ID pengguna dan kata sandi itu bisa jadi menakutkan. Sinkronisasi kata sandi adalah cara untuk membuat hidup pengguna komputer sedikit lebih mudah dengan menyinkronkan kata sandi sehingga semuanya cocok di beberapa sistem.
Keuntungan dari sinkronisasi kata sandi jelas. Mereka yang melakukannya cenderung mengingat kata sandi mereka dengan lebih mudah. Juga, meskipun beberapa orang mengatakan kata sandi yang seragam untuk pengguna dapat mengurangi keamanan, sinkronisasi kata sandi sebenarnya dapat membantu meningkatkan keamanan, karena akan ada lebih sedikit alasan bagi pengguna untuk menuliskan kata sandi.
Meskipun dimungkinkan untuk mencapai sinkronisasi kata sandi secara manual, ada aplikasi perangkat lunak yang telah dikembangkan untuk mengotomatisasi proses. Perangkat lunak biasanya beroperasi dengan salah satu dari dua cara, melalui proses transparan atau proses berbasis Web. Proses transparan sinkronisasi kata sandi mulai bekerja setelah terjadi perubahan kata sandi dalam satu aplikasi. Itu kemudian pergi dan mengubah semua kata sandi lain yang sudah diatur. Dalam proses berbasis Web, kata sandi diubah oleh pengguna di Internet.
Proses yang disederhanakan juga dapat menghemat uang. Jika seorang pengguna harus pergi dan mengubah hingga 20 kata sandi satu per satu, itu bisa memakan banyak waktu. Seringkali, sistem mengharuskan pengguna untuk mengubah kata sandi mereka secara berkala untuk mengurangi risiko akses yang tidak sah. Namun, ketika sinkronisasi kata sandi terjadi sekaligus, pengguna dapat kembali ke tujuan semula dengan lebih cepat. Ini dapat membantu bisnis meningkatkan produktivitas.
Selain sinkronisasi kata sandi, perangkat lunak ini juga dapat membantu administrator dengan cara lain. Perangkat lunak ini dapat mendeteksi ketika persyaratan perubahan kata sandi akan datang dan mengirim email pengingat kepada pengguna. Hal ini dapat memungkinkan pengguna untuk menangani tugas administratif ini pada saat, mungkin, mereka tidak begitu sibuk, memberikan sedikit fleksibilitas bagi pengguna.
Selanjutnya, sementara pengguna dapat menggunakan sistem sinkronisasi kata sandi untuk mengubah semua kata sandi mereka sekaligus, mungkin ada situasi di mana pengguna perlu mempertahankan kata sandi yang terpisah, atau tidak sama, dengan yang lain. Perangkat lunak sinkronisasi kata sandi juga dapat mempertimbangkan hal ini, memungkinkan pengguna untuk mengubah hanya kata sandi yang diinginkan.