Setoran langsung penggajian adalah prosedur yang memungkinkan pemberi kerja secara elektronik meneruskan gaji bersih karyawan ke satu atau lebih rekening bank. Memanfaatkan proses ini untuk memberi kompensasi kepada karyawan atas pekerjaan mereka membantu menyederhanakan dokumen dan menghilangkan keharusan bagi karyawan untuk menemukan kesempatan untuk menyetorkan gaji secara manual. Penggunaan setoran langsung penggajian telah menjadi lebih umum dalam beberapa tahun terakhir dan sangat populer di kalangan perusahaan yang memilih untuk melakukan outsourcing tugas penggajian ke vendor.
Memanfaatkan strategi setoran langsung untuk memberikan gaji dan upah kepada karyawan menjadi lebih sederhana dengan menggunakan teknologi Internet. Usaha kecil yang membuat kontrak dengan penyedia layanan penggajian biasanya dapat mengunggah informasi tentang penggajian yang akan datang pada hari tertentu dalam seminggu. Layanan penggajian menangani perhitungan pemotongan pajak, premi asuransi, atau pemotongan lainnya dan memposting laporan online dari struktur akhir aktivitas penggajian untuk periode pembayaran tersebut.
Dengan mengaitkan informasi perbankan dengan setiap akun karyawan dalam program penggajian, layanan setoran langsung penggajian dapat mendistribusikan gaji bersih di antara lebih dari satu akun. Bukan hal yang aneh jika karyawan memberikan nomor rekening untuk tabungan sekaligus giro. Dengan asumsi bahwa layanan penggajian dilengkapi dengan data penggajian pada waktu yang tepat, layanan tersebut mengeksekusi setoran elektronik untuk setiap karyawan pada sore hari sebelum hari gajian resmi. Hal ini memungkinkan bank untuk mengirim setoran ke rekening pada hari gajian yang sebenarnya. Pada gilirannya, karyawan dapat menggunakan dana tersebut pada penutupan bisnis pada tanggal posting.
Banyak layanan yang mengawasi fungsi penggajian memberi setiap karyawan akses online ke riwayat pembayaran mereka untuk tahun berjalan. Rinciannya mencakup gaji kotor yang diperoleh di setiap periode, bersama dengan perincian semua aktivitas pemotongan dan jumlah gaji bersih yang diposting di setiap rekening bank yang terdaftar dalam database untuk karyawan tersebut. Bukan hal yang aneh bagi layanan setoran langsung penggajian untuk memberi karyawan tanda terima cetak untuk setiap periode pembayaran yang mencerminkan semua jenis aktivitas penghasilan.
Sejumlah program perangkat lunak penggajian juga memungkinkan pemberi kerja yang mengelola fungsi penggajian internal untuk mengatur transfer elektronik dari gaji bersih ke rekening bank yang terkait dengan setiap file karyawan. Seperti layanan penggajian, program perangkat lunak ini biasanya memulai setoran langsung penggajian pada sore hari sebelum tanggal pembayaran, sehingga memungkinkan dana diposkan pada hari gajian yang sebenarnya. Perangkat lunak ini juga menangani proses pembuatan kwitansi hard copy untuk setiap karyawan, serta membuat laporan penggajian yang dapat dicetak kapan saja dan sesuai kebutuhan.