Untuk menangani email secara seragam di seluruh jaringan seperti Internet, Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) dirancang dan merupakan protokol standar yang digunakan untuk pertukaran email. Di tingkat server, SMTP bertanggung jawab untuk mengirim dan menerima email antara host relai yang merutekan email melalui jaringan ke tujuannya. Pada tingkat klien (pengguna), kebanyakan orang mengaitkan SMTP dengan pengiriman email saja, dan alamat server email keluar sering kali adalah smtp.[domain].com. Namun, alamat server email masuk mungkin dinamai berdasarkan protokol pengambilan, seperti Post Office Protocol 3 (POP3), pop3.[domain].com, atau Internet Message Access Protocol (IMAP), imap.[domain].com .
Penyedia Layanan Internet (ISP) biasanya menyediakan alamat POP3 kepada pelanggannya. Otentikasi diperlukan untuk mengumpulkan email dari server email masuk dan berbentuk alamat email dan kata sandi terkait. Ini mungkin kata sandi kepemilikan yang digunakan hanya untuk surat, atau kata sandi yang ditetapkan untuk akun. Hanya satu klien yang dapat mengakses kotak surat POP3 pada satu waktu, dan setelah surat dikumpulkan, surat tersebut secara otomatis dihapus dari server.
Meskipun POP3 efisien, itu tidak selalu berguna. Protokol IMAP memungkinkan pengambilan email dari server sambil meninggalkan salinan. Ini nyaman bagi orang yang mengumpulkan email dari beberapa klien atau lokasi. Misalnya, dengan menggunakan IMAP, pengguna dapat mengumpulkan email pribadi saat bekerja untuk mendapatkan informasi terbaru tentang berbagai hal, kemudian dapat menghapusnya dari mesin kerja dan mengumpulkannya lagi dari rumah untuk membalas. Klien email rumah kemudian dapat dikonfigurasi untuk menghapus email dari server.
Mereka yang menggunakan personal digital assistant (PDA), ponsel, dan elektronik pribadi lainnya dengan akses email dan dukungan IMAP juga akan menghargai kemampuan untuk memeriksa email tanpa harus proses menghapus email dari server. Meskipun beberapa email dapat dijawab dengan cepat menggunakan tombol jempol, balasan yang lebih panjang lebih mudah diketik dari komputer standar di lain waktu. Menggunakan protokol IMAP, email di server email masuk juga dapat ditandai atau ditandai untuk menunjukkan berbagai status atau kondisi. Misalnya, surat yang dikumpulkan dapat ditandai sebagai telah dibaca.
POP3 paling sering dikaitkan dengan layanan email ISP, sedangkan IMAP biasanya digunakan oleh layanan email berbasis Web. Fleksibilitas IMAP dapat digunakan dengan sebagian besar akun POP3, namun dengan memanfaatkan klien email yang didukung IMAP. Klien email paling populer saat ini mendukung protokol POP3 dan IMAP.