Server surat adalah komputer yang berfungsi sebagai kantor pos elektronik untuk email. Surat yang dipertukarkan melalui jaringan diteruskan antara server yang menjalankan perangkat lunak yang dirancang khusus yang dibangun berdasarkan protokol standar yang disepakati untuk menangani pesan surat, grafik yang mungkin berisi, dan file lampiran. Penyedia Layanan Internet (ISP) semuanya memiliki server email untuk menangani pesan email klien mereka, kadang-kadang disebut sebagai server email pribadi. Beberapa situs web juga menawarkan layanan email publik, menggunakan server mereka sendiri.
Klien email atau program email memungkinkan pengguna untuk mengirim dan menerima email dengan berkomunikasi dengan server email. Ada banyak jenis klien email dengan fitur yang berbeda, tetapi semuanya menangani pesan email dan server dengan cara dasar yang sama.
Ketika pesan email dikirim, program email menghubungi server email ISP penulis untuk meneruskan pesan tersebut. Server biasanya diberi nama mail.[isp].com, meskipun mungkin dinamai dari Send Mail Transfer Protocol, smtp.[isp].com. Ini memindai header pesan yang tertanam untuk menangani informasi. Header ini biasanya tidak terlihat di klien email kecuali pengguna mengonfigurasi program untuk menampilkan header, tetapi informasi penting terkandung di sini.
Pesan email dikirim bersama ke alamat, yang mungkin melibatkan melewati beberapa router. Pesan sebenarnya dibagi menjadi paket data rahasia dan dipasang kembali di sisi penerima. Router adalah komputer yang menerima data jaringan dan merutekannya kembali melalui jalur sesingkat mungkin. Dengan asumsi tidak ada yang salah, email akan mencapai tujuannya dalam hitungan detik atau menit setelah dikirim.
Setelah server surat penerima menerima pesan, ia menyimpannya di kotak surat virtual. Email akan tetap di sini sampai penerima menggunakan klien emailnya untuk memeriksa email baru. Saat melakukannya, program email menghubungi server penerima, terkadang disebut server email POP3 (untuk Post Office Protocol 3) seperti dalam pop3.[isp].com, atau hanya mail.[isp].com. Saat program email meminta email, program akan memeriksa setiap pesan yang ditujukan kepada pengguna tersebut. Jika ditemukan, server mentransfer pesan ke klien seperti yang diminta. Yang terletak di situs web publik bekerja dengan cara dasar yang sama seperti server email ISP.
Karena banyaknya email yang tidak diminta yang disebut spam, beberapa server email dikonfigurasi untuk memblokir kumpulan alamat IP tertentu dari mana spam telah diterima. Alamat IP (Protokol Internet) adalah alamat numerik unik, berbeda dari “alamat balasan”, yang sering dipalsukan dalam pesan spam. Filter spam, demikian sebutannya, dapat beroperasi pada tingkat server dan juga dalam program email yang menawarkan fitur seperti itu. Program email juga dapat memfilter email ke dalam folder saat diterima, dan biasanya akan mengirim perintah ke server untuk menghapus pesan yang dikumpulkan.
Server email biasanya juga memiliki filter yang akan memblokir pengguna agar tidak mengirim pesan email duplikat dalam jumlah besar ke beberapa alamat dalam upaya lain untuk mengekang spam. Milis adalah pengecualian, dan beroperasi dengan perangkat lunak berbeda yang mengidentifikasi lalu lintas sebagai sah. Untuk mengatasi pemblokir spam, beberapa orang mencoba menginstal server email di komputer mereka sendiri. Banyak ISP menganggap ini sebagai pelanggaran kontrak, seperti yang sering dinyatakan dalam perjanjian Terms Of Service. Server surat komersial juga menggunakan filter virus dan trojan.