Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) adalah seperangkat aturan atau protokol standar untuk mengirim dan menerima email melalui jaringan seperti Internet. Komputer yang menjalankan SMTP disebut sebagai server email, dan idealnya memiliki waktu aktif yang hampir konstan. Server email SMTP dapat mengirim dan menerima email, meskipun pada tingkat klien kami mengaitkan SMTP dengan server email keluar, dan Post Office Protocol 3 (POP3) dengan email masuk.
Klien email memerlukan alamat untuk server email keluar dan POP3 atau server masuk untuk mengumpulkan dan mengirim email. Penyedia Layanan Internet (ISP) memberikan alamat ini kepada pelanggan pada saat langganan atau kontrak diberlakukan, dan alamat server surat juga biasanya terdaftar di situs web ISP. Dalam beberapa kasus, baik surat keluar maupun surat masuk akan ditangani oleh satu server, seperti surat.[yourisp].com; tetapi seringkali alamat server email keluar menyerupai smtp.[yourisp].com, dan alamat masuknya, pop3.[yourisp].com.
Otentikasi diperlukan untuk mengakses server email keluar, yang terdiri dari nama pengguna dan kata sandi yang terkait dengan akun ISP pelanggan. Ini melindungi ISP dari penanganan email keluar yang dihasilkan oleh non-pelanggan, yang dapat dengan cepat menghambat sumber dayanya. Selain itu, otentikasi memungkinkan administrasi server untuk lebih mudah mengontrol aktivitas di server email keluarnya untuk membantu mencegah penyalahgunaan seperti spam dan penipuan.
Setelah email dikirim ke server email keluar, server SMTP terkait membaca header dalam pesan email untuk menyampaikan pesan ke tujuannya. Dialog dimulai antara dirinya dan server email berikutnya di sepanjang rute. Dialog tersebut berbentuk sekumpulan permintaan dan tanggapan, yang memindahkan email ke tujuan akhir. Email mungkin melewati beberapa host perantara sebelum mencapai host yang berfungsi sebagai server email masuk untuk penerima. Jika ada masalah di sepanjang jalan, surat mungkin dikirim kembali untuk melacak kembali rutenya ke pengirim, tiba sebagai tidak terkirim.
Layanan email berbasis Web menjalankan server emailnya sendiri yang bekerja persis seperti server email ISP. Satu-satunya perbedaan adalah bahwa klien masuk ke situs web untuk membaca, menulis, dan mengirim email, daripada membuka klien email pribadi dari desktop. Webmail seperti Gmail® sangat populer karena membuat email dapat diakses dari komputer manapun dengan koneksi Internet. Ini juga mencegah email yang sarat virus diunduh ke hard drive pribadi Anda, saat email tersebut tiba (dan dibaca) dari server situs web sebagai gantinya.
Penting untuk dicatat bahwa email harus dianggap publik karena dikirim dengan jelas; istilah yang digunakan untuk komunikasi teks biasa yang dikirim melalui jaringan yang dapat dibaca oleh siapa saja. Dari server email keluar ke banyak host relai, dan server email masuk terakhir, email tidak terlalu pribadi dibandingkan kartu pos yang dikirim melalui email standar, dan terlebih lagi dengan layanan berbasis Web yang mengandalkan pemasaran. Hanya email terenkripsi yang dianggap pribadi, karena dimasukkan ke dalam sandi yang tidak dapat dibaca sebelum dikirim dan tidak dienkripsi oleh penerima pada saat kedatangan. Sebagian besar program email populer memiliki kemampuan untuk menggunakan plug-in pihak ketiga untuk menyediakan enkripsi bawaan, termasuk klien email Microsoft® dan Mozilla® Thunderbird™.