Siapapun yang bekerja di kantor hari ini, bahkan kantor virtual, sering akan bekerja dengan server cetak. Ini hanyalah perangkat yang memungkinkan workstation komputer untuk berinteraksi dengan satu atau lebih printer yang digunakan bersama di jaringan. Setiap stasiun memiliki kemampuan untuk menunjuk salah satu printer di jaringan sebagai printer default, tetapi selalu dapat memilih untuk mengirim pekerjaan cetak ke printer lain yang dikenali oleh server.
Server cetak itu sendiri dapat berupa komputer kecil yang bekerja bersama dengan server kantor utama — dengan asumsi ada server cadangan serta server utama — untuk memungkinkan kemampuan pencetakan, atau benar-benar dimuat ke server utama . Dalam banyak situasi, salah satu komputer dalam grup jaringan ditetapkan sebagai server cetak. Perangkat lunak penting untuk memungkinkan fungsi ini dimuat ke hard drive komputer yang akan melayani tujuan ini.
Setelah perangkat keras dimuat dan diinstal, perangkat lunak dapat dikonfigurasi untuk mengenali semua printer di kantor, serta semua stasiun kerja yang diizinkan mengakses fungsi server. Setelah kredensial dibuat, setiap stasiun kerja dapat dikonfigurasi untuk terhubung dengan server untuk kemampuan pencetakan, termasuk memberikan atau membatasi hak ke salah satu printer yang dikenali oleh server.
Apa yang dilakukan pengaturan ini adalah memastikan bahwa selalu ada printer yang tersedia untuk setiap anggota tim kantor yang perlu memproses pekerjaan cetak. Jika satu printer tidak dapat digunakan untuk sementara karena alasan tertentu, maka mengirimkan tugas pencetakan ke printer lain di jaringan adalah tugas yang mudah. Memiliki server yang memungkinkan akses ke beberapa printer menghemat waktu, uang, dan banyak frustrasi.
Bahkan lingkungan rumah bisa mendapatkan keuntungan dari kehadiran server cetak. Alih-alih printer yang terhubung ke setiap komputer di rumah, pengguna cukup membeli satu printer yang bagus dan meletakkannya di lokasi sentral di rumah. Orang dewasa dapat menggunakan printer pusat untuk mengerjakan proyek rumah, sedangkan anak-anak dapat menggunakannya untuk mencetak tugas pekerjaan rumah.
Salah satu keuntungan menggunakan workstation komputer sebagai server cetak adalah jika terjadi kesalahan pada hard drive, maka mudah untuk memuat perangkat lunak server printer ke stasiun kerja lain dan mengatur konfigurasinya. Tanpa menunggu pemasangan perangkat baru, proyek kerja dapat berkembang dengan sedikit atau tanpa waktu yang hilang.