Sekretaris eksekutif adalah orang yang bekerja sebagai asisten administrasi untuk eksekutif puncak. Ini umumnya bukan posisi sekretaris tingkat pemula. Biasanya, pekerjaan ini membutuhkan pengalaman bertahun-tahun sebagai sekretaris untuk sebagian besar pejabat tinggi. Tugas pekerjaan seorang sekretaris eksekutif dapat diperpanjang dari sekretaris tradisional. Meskipun pengalaman mungkin menjadi faktor yang berkontribusi, beberapa pengusaha mungkin memerlukan pendidikan tinggi untuk mendapatkan posisi ini.
Lulus dari sekolah menengah biasanya merupakan pendidikan paling sedikit yang dapat diterima untuk bekerja sebagai sekretaris eksekutif. Saat di sekolah menengah, individu mungkin unggul dalam bisnis dan kursus yang berhubungan dengan komputer. Karena bidang sekretaris eksekutif dapat menjadi kompetitif, memperoleh gelar sarjana dapat memberi seseorang keuntungan untuk mendapatkan pekerjaan. Beberapa individu dapat memilih untuk mengejar gelar associate dua tahun, sementara yang lain mungkin memilih gelar sarjana empat tahun. Banyak orang yang mencari posisi ini sebagai karier dapat mendaftar di program yang terkait dengan bisnis, seperti administrasi bisnis, manajemen bisnis, atau administrasi kantor.
Dalam kebanyakan kasus, sekretaris eksekutif adalah tangan kanan pria atau wanita dari seorang eksekutif tingkat atas dalam sebuah bisnis atau perusahaan. Sekretaris cukup sering menjadi kekuatan pendorong di belakang layar, memastikan bahwa bisnis berjalan lancar setiap hari. Ada banyak tugas yang dilakukan oleh asisten eksekutif di posisi ini. Beberapa tugas paling umum dari sekretaris jenis ini mungkin termasuk mengetik surat atas nama atasannya, membuat formulir, menyusun spreadsheet, dan menerima pesan. Selain itu, sekretaris dapat memberikan dukungan administratif kepada eksekutif lain di departemen.
Kadang-kadang, seorang sekretaris eksekutif mungkin mendapati dirinya berada di dalam ruang rapat melakukan lebih dari sekadar mengambil menit. Sekretaris mungkin harus menghadiri rapat tanpa kehadiran atasannya dan mewakilinya. Sementara sekretaris mungkin hanya mendengarkan rapat dan membuat catatan untuk disampaikan kembali kepada bos, beberapa mungkin harus berperan aktif, seperti menyampaikan pidato atau memberikan presentasi. Untuk alasan ini, banyak bos menghabiskan banyak waktu untuk melatih sekretaris mereka untuk memastikan orang tersebut dapat mengambil posisi kepemimpinan jika diperlukan saat mereka tidak ada.
Tidak seperti kebanyakan sekretaris tradisional, seorang sekretaris eksekutif dapat menghabiskan waktu untuk menghubungkan kegiatan eksekutif di luar kantor. Beberapa sekretaris akan bertanggung jawab untuk membuat pengaturan perjalanan untuk bos mereka. Ini mungkin termasuk menjadwalkan penerbangan, membuat pengaturan hotel, dan menjadwalkan layanan mobil. Seringkali, sekretaris juga dapat memberikan bantuan kepada eksekutif dengan masalah-masalah yang berkaitan dengan kehidupan pribadinya. Misalnya, sekretaris dapat menjadwalkan janji temu dengan dokter, membuat pengaturan makan malam dan mengoordinasikan pertemuan di luar kantor untuk eksekutif.