Perusahaan pelayaran menerbitkan sea waybills kepada shipper sebagai semacam bukti atau bukti adanya kontrak pengangkutan antara shipper yang bersangkutan dengan perusahaan pelayaran. Dengan kata lain, sea waybill adalah dokumen yang berfungsi sebagai bukti bahwa pengirim benar-benar menerima barang dari pengirim dan setuju untuk membawanya ke tujuan yang ditentukan. Dalam arti, sea waybill mirip dengan bill of lading, yang merupakan dokumen pengiriman utama.
Sea waybill penting karena berfungsi sebagai alternatif bill of lading untuk keperluan pengiriman barang dan meminta seseorang mengambil barang setibanya di pelabuhan tujuan. Alasan mengapa dokumen ini diperlukan adalah karena bill of lading mungkin membutuhkan waktu lebih lama untuk tiba karena situasi seperti keterlambatan pos dan keadaan tak terduga lainnya. Dalam pengertian ini, sea waybill juga berfungsi sebagai otorisasi atas barang-barang yang tercakup dalam dokumen untuk dilepaskan kepada penerima yang disebutkan dalam dokumen tersebut. Tindakan pencegahan seperti itu membantu pengirim mempercepat proses pembongkaran kargo saat tiba di tujuan akhir mereka. Tanpa waybill, mereka mungkin harus menunggu kedatangan berbagai bill of lading untuk kargo yang berbeda, yang mungkin menunda proses pembongkaran.
Untuk tujuan ini, pengirim biasanya meminta mereka yang ingin mengirimkan kargo apa pun untuk menunjukkan sea waybill sebelum mereka menerima kargo dari mereka. Ini meyakinkan mereka bahwa mereka tidak akan mengalami penundaan yang tidak perlu yang disebabkan oleh keterlambatan kedatangan bill of lading di pelabuhan pembuangan. Dokumen ini digunakan dalam perjalanan internasional dan lokal. Untuk perjalanan internasional, pemilik kargo mungkin meminta pengirim untuk mengambil barang dari satu titik dan mengirimkan barang ke penerima. Dalam jenis pengaturan ini, sea waybill sering kali berguna untuk mempercepat proses pengiriman barang tanpa harus menunggu kedatangan bill of lading.
Satu perbedaan utama antara sea waybill dan bill of lading adalah bahwa bill of lading dapat mentransfer judul, tetapi sea waybill tidak dapat melakukan hal yang sama. Artinya bill of lading dapat digunakan sebagai bentuk jaminan, tidak seperti sea waybill. Alasannya karena nama penerima barang pada sea waybill dikunci dan tidak dapat diubah setelah dikeluarkan oleh pemilik muatan. Sebaliknya, pemilik muatan atau orang yang namanya tercantum dalam bill of lading dapat mengalihkan hak milik kepada siapa pun.