Dalam penulisan surat resmi, biasanya menyertakan salam pembuka yang dikenal sebagai salam. Dalam surat bisnis standar, biasanya muncul dua baris di bawah alamat penerima, jika disertakan. Jika tidak, salam dimulai di dekat bagian kanan atas surat. Sebuah salam yang tepat untuk surat resmi biasanya dimulai dengan kata Dear, diikuti dengan judul dan nama penerima surat: “Dear Mr. Smith,” atau “Dear Professor Jones,” misalnya.
Beberapa surat bisnis atau formal menghilangkan kata “Sayang” sama sekali dan dimulai hanya dengan nama penerima. Ini mungkin diikuti oleh koma, titik koma, atau bahkan tanda hubung. Intinya adalah untuk memastikan penerima yang tepat menerima pesan dan mengatur nada keseluruhan surat. Beberapa penulis surat modern mungkin mengabaikan salam sama sekali, terutama ketika menggunakan komunikasi elektronik dengan kapasitas terbatas.
Surat informal dapat mencakup salam informal, seperti halo, hai, hai, atau apa kabar? Korespondensi email bisa sangat informal, dengan pesan awal pengirim yang berisi salam yang lebih formal seperti “Halo Mr. Jones,” dan tanggapan selanjutnya sama sekali tidak ada.
Beberapa penulis yang tidak mengetahui nama atau gelar tertentu dari penerima yang dituju mungkin menggunakan salam yang lebih umum seperti “Kepada Yang Berkepentingan” atau “Dear Sir or Madam”, meskipun pakar etiket bisnis sangat menyarankan untuk mendapatkan informasi kontak khusus sebelum menggunakan sapaan umum seperti itu. Bahkan sapaan umum, seperti “Perwakilan Layanan Pelanggan yang Terhormat”, dapat dianggap sebagai peningkatan dari “Kepada Yang Berkepentingan”.
Sebuah salam yang tepat harus sama dengan tingkat keakraban antara pengirim dan penerima. Sebuah surat resmi yang ditujukan kepada presiden Amerika Serikat, misalnya, harus dibuka dengan “Dear Mr. President,” bukan “Hello Barack,” atau “Hey Prez.” Ada buku referensi yang berisi sapaan yang tepat untuk pejabat, pemimpin politik, selebriti, tokoh agama, dan profesional lainnya, jadi penulis surat harus yakin untuk menggunakan sapaan yang tepat untuk acara yang tepat.
Sambutan pembukaan surat bisnis juga harus sesuai dengan nada dan formalitas penutup. Kata tradisional “Hormat Anda,” atau “Dengan salam hangat,” mungkin terdengar sedikit membosankan atau ketinggalan zaman dalam surat bisnis modern, tetapi menggunakan kalimat penutup seperti ini membantu mempersonalisasi pesan. Mengakhiri surat keluhan dengan “Dengan Hormat”, dapat mengembalikan rasa kesopanan dalam proses, sementara mengakhiri surat pengantar dengan “Menunggu tanggapan Anda yang tepat waktu” menunjukkan minat dan inisiatif.
Menggunakan salam formal mungkin tidak begitu penting dalam banyak komunikasi modern, tetapi hal itu membantu memudahkan penerima untuk memahami sisa surat dan menetapkan nada sebagai formal atau informal.