Sebuah ruang rapat dinamai untuk ruangan tempat dewan direksi organisasi bertemu. Ruang rapat sering disebut ruang konferensi atau ruang rapat. Ruang rapat perusahaan biasanya digunakan untuk berbagai jenis pertemuan dan tujuan pelatihan.
Di perusahaan besar, ruang rapat mungkin besar dengan jendela besar dan pemandangan. Di perusahaan yang lebih kecil, ruang rapat kecil bahkan mungkin tidak memiliki jendela. Beberapa perusahaan memiliki lebih dari satu ruang rapat dan mengharuskan kamar tersebut dipesan oleh staf terlebih dahulu.
Semua ruang rapat memiliki meja dan kursi konferensi. Ruang rapat kecil hanya dapat menampung enam orang, sedangkan ruang rapat yang lebih besar dapat menampung empat belas atau lebih. Kursi ruang rapat dapat dilapisi dengan bahan kulit atau pelapis dan biasanya tidak terbuat dari kayu atau logam kosong, bahkan di ruang rapat yang lebih kecil. Meja konferensi dapat berbentuk apa saja seperti bulat atau persegi di ruang rapat yang lebih kecil dan persegi panjang atau oval di ruang rapat yang lebih besar. Meja ruang rapat juga dapat berbentuk u atau dibuat dengan bagian terpisah untuk memungkinkan peralatan pelatihan dan/atau peralatan konferensi video.
Peralatan konferensi video memungkinkan orang yang tidak hadir secara fisik untuk berpartisipasi dalam rapat ruang rapat melalui komputer. Ruang rapat sering kali memiliki lemari penyimpanan untuk menyimpan berbagai jenis peralatan audio visual saat peralatan tidak digunakan. Ruang rapat yang lebih mewah memiliki lemari kayu berkualitas tinggi yang lebih mirip furnitur daripada unit penyimpanan. Sebagian besar ruang rapat juga memiliki kereta kopi, AC, dan port akses Internet.
Ruang rapat mungkin memiliki peralatan proyeksi yang dipasang di langit-langit. Peralatan sering kali dapat diturunkan selama presentasi dan disingkirkan sepanjang waktu. Mikrofon dapat ditempatkan di langit-langit ruang rapat yang lebih besar sehingga speaker tidak perlu meninggikan suaranya agar dapat didengar oleh semua orang di ruangan tersebut.
Sebagian besar ruang rapat memiliki beberapa bentuk papan tulis, atau papan penghapus kering. Ruang rapat yang lebih mewah mungkin memiliki papan tulis interaktif yang dikontrol kamera. Peralatan ini memungkinkan siapa pun di ruang rapat untuk menulis di layar dengan kamera di dalamnya dan catatannya dipindahkan ke papan tulis di dalam ruangan. Sebuah dokumen juga dapat ditempatkan di layar untuk ditransfer ke papan tulis sehingga semua orang dalam rapat dapat melihat dokumen tersebut.