Risalah perusahaan adalah catatan terdokumentasi dari isu-isu yang dibahas selama beberapa jenis pertemuan bisnis. Risalah rapat jenis ini biasanya disiapkan untuk berbagai acara seperti rapat pemegang saham dan direktur. Catatan perusahaan jenis ini umumnya ditinjau dan diubah sesuai kebutuhan pada pertemuan berikutnya, dan menjadi bagian dari catatan permanen yang dipelihara oleh sebagian besar perusahaan.
Berbagai macam informasi dapat dimasukkan dalam satu set risalah perusahaan. Biasanya, detail yang disertakan akan berfokus pada perekaman diskusi yang akurat tentang berbagai subjek yang relevan dengan operasi bisnis. Contoh umum dari item baris yang ditemukan dalam notulen perusahaan termasuk diskusi, adopsi, atau amandemen rencana dan prosedur bisnis, pemilihan dan pengakuan pejabat baru di perusahaan, dan keputusan untuk menerbitkan atau menjual saham. Bahkan isu-isu seperti restrukturisasi paket tunjangan bagi karyawan atau menggagas ide untuk menjual atau menggabungkan bisnis dapat didiskusikan selama pertemuan dan didokumentasikan dalam risalah resmi.
Di banyak yurisdiksi, perusahaan diwajibkan oleh undang-undang untuk menyimpan risalah perusahaan dari jenis pertemuan tertentu, seperti rapat pemegang saham atau direktur di mana pemilihan berlangsung. Bahkan jika undang-undang setempat tidak mengharuskan risalah disimpan pada jenis rapat perusahaan tertentu, banyak perusahaan memilih untuk melakukannya sebagai sarana untuk menciptakan sejarah bisnis yang berkelanjutan dan memastikan bahwa topik dan diskusi utama tersedia untuk referensi di masa mendatang. . Karena risalah perusahaan sering dianggap dapat diterima dalam sidang pengadilan, memastikan risalah tersebut akurat dan disetujui oleh mereka yang menghadiri rapat adalah sangat penting.
Ada beberapa pendekatan berbeda untuk menyiapkan notulen perusahaan. Salah satu pendekatan melibatkan kehadiran seorang individu yang terlatih sebagai perekam untuk mencatat selama pertemuan yang sebenarnya. Lebih umum hari ini, rapat direkam dengan peralatan perekam audio biasa, sehingga memungkinkan dokumen teks disiapkan di kemudian hari. Beberapa perusahaan bahkan menyertakan data visual dalam notulen, seperti penyertaan slide presentasi yang diperlihatkan kepada pemegang saham, menggabungkan teks dan alat bantu visual untuk memberikan sejarah yang lebih lengkap tentang apa yang terjadi dalam rapat.
Dengan kedua pendekatan tersebut, transkrip resmi disiapkan dan didistribusikan kepada anggota dewan atau pemegang saham untuk ditinjau. Pada pertemuan terjadwal berikutnya, risalah perusahaan ditinjau dan diubah jika perlu. Proses sebenarnya dari peninjauan dan membuat amandemen mungkin agak santai, meskipun tidak biasa bagi beberapa bisnis untuk menggunakan prosedur parlementer yang digariskan dalam karya-karya seperti Robert’s Rules of Order untuk mengenali, mempertimbangkan, dan akhirnya menyetujui atau menolak saran untuk perubahan. atau perubahannya selama peninjauan risalah yang diusulkan. Begitu mereka yang hadir setuju bahwa berita acara itu lengkap dan akurat, mereka disetujui dan menjadi bagian dari catatan resmi perusahaan.