Ringkasan eksekutif adalah ikhtisar singkat dari dokumen yang lebih rinci yang digunakan dalam bisnis. Ringkasan eksekutif dapat disiapkan untuk memberikan sinopsis cepat dari laporan keuangan triwulanan, proposal, atau laporan kemajuan yang terkait dengan proyek yang akan datang. Fungsi utama dari jenis dokumen ini adalah memungkinkan untuk dengan cepat meninjau fakta atau poin terpenting yang terkait dengan dokumen yang lebih besar tanpa harus membaca apa yang mungkin merupakan sejumlah besar data.
Meskipun ada beberapa kesamaan antara ringkasan eksekutif dan abstrak atau garis besar, fungsi masing-masing dokumen ini sangat berbeda. Garis besar biasanya merupakan cikal bakal proposal atau dokumen informasi yang lebih besar dan berfungsi sebagai pedoman untuk pembuatan dokumen yang lebih besar itu. Abstrak, seperti ringkasan, adalah dokumen yang disiapkan setelah dokumen yang lebih besar diselesaikan, tetapi biasanya lebih pendek dan tidak sedetail ringkasan. Selain itu, abstrak dapat mencakup bahasa teknis yang biasanya dikecualikan dari ringkasan.
Ringkasan eksekutif yang dibuat dengan baik biasanya terdiri dari tiga sampai dua belas halaman dan mencakup beberapa bagian penting. Jenis laporan eksekutif ini biasanya berisi pengenalan singkat tentang alasan proyek atau laporan yang lebih besar, memberikan data latar belakang penting tentang proyek, dan kemudian beralih ke memberikan ringkasan singkat dari analisis yang terkait dengan proyek. Sebagai elemen terakhir, ringkasan akan menyajikan kesimpulan yang dicapai dalam dokumen yang lebih besar dan menyarankan kemungkinan tindakan berdasarkan kesimpulan tersebut.
Karena beberapa proyek mungkin melibatkan lebih dari satu laporan, dimungkinkan untuk menggunakan ringkasan eksekutif tunggal untuk mencakup poin-poin kunci yang ditemukan di semua dokumen dan penelitian terkait. Ini bisa sangat menguntungkan, karena ringkasan yang disiapkan dengan benar akan mencakup informasi yang cukup untuk memungkinkan pengambil keputusan menentukan apa yang harus terjadi selanjutnya dengan proyek tersebut. Secara umum, ringkasan ini disajikan dengan dokumen pendukung di tangan, menciptakan portofolio eksekutif sejati yang membahas proyek atau proposal secara lengkap. Pembuatan proposal eksekutif yang sangat rinci dengan menggunakan ringkasan sebagai dokumen sampul memungkinkan pengambil keputusan untuk mengeksplorasi poin tertentu secara lebih rinci jika dia ingin melakukannya.
Meskipun sering dianggap sebagai alat dalam bisnis besar, konsep ringkasan eksekutif dapat digunakan di organisasi mana pun yang memulai proyek apa pun. Usaha kecil yang merancang strategi pemasaran dapat menggunakan model dokumen ini. Organisasi nirlaba juga mungkin menemukan bahwa persiapan jenis ringkasan ini sangat membantu ketika menangani masalah dengan dewan pengatur dari beberapa jenis.