RFQ adalah singkatan dari Request For Quote atau Request For Quotation. Ini adalah permintaan yang diajukan perusahaan ketika ingin mempekerjakan kontraktor untuk melakukan pekerjaan; RFQ pada dasarnya adalah cara perusahaan mendorong kontraktor untuk menawar satu sama lain. Perusahaan kemudian memilih salah satu penawar untuk mengambil pekerjaan itu.
Pemilik usaha kecil atau pengusaha juga dapat menyertakan formulir RFQ di situs webnya. Hal ini memungkinkan pelanggan potensial untuk menghubungi dia untuk meminta harga layanan atau produk. Formulir online dapat membantu mendorong calon pelanggan untuk melakukan pembelian, karena formulir ini meminta tindakan alih-alih penjelajahan Internet pasif.
Istilah lain yang sering digunakan adalah Request For Proposal, atau RFP. Meskipun perbedaan istilah dapat membingungkan, RFP dan RFQ pada dasarnya adalah hal yang sama: undangan bagi kontraktor untuk mengajukan penawaran. Meskipun ide RFQ cukup sederhana, ini masih merupakan dokumen bisnis, dan karena itu dibagi menjadi beberapa bagian penting. Bagian pertama dapat disebut “Ikhtisar Organisasi,” atau istilah serupa, dan berisi informasi latar belakang perusahaan.
Bagian penting lainnya dari RFQ sering disebut “Hasil yang Diperlukan.” Bagian ini menjelaskan apa produk akhir dari pekerjaan itu. Misalnya, jika perusahaan mencari penulis teknis kontrak untuk menyusun manual perangkat lunak, manual itu sendiri akan dicantumkan di bagian ini. RFQ juga dapat menjelaskan fitur apa pun yang diinginkan perusahaan untuk dimiliki oleh manual, seperti gambar berwarna, bagian tertentu, atau jenis penjilidan tertentu.
Bagian ketiga adalah bagian “Asumsi dan Perjanjian”. Ini menjelaskan persyaratan pekerjaan, seperti anggaran proyek, batas penawaran, jenis biaya perjalanan atau per diem yang akan disediakan perusahaan, proses yang digunakan untuk menyetujui produk atau bahan, dan sebagainya. Dengan mengajukan penawaran, kontraktor menyetujui persyaratan ini. RFQ juga menyediakan informasi untuk digunakan kontraktor saat menyusun penawaran. Informasi ini dapat mencakup tenggat waktu pengajuan penawaran, informasi yang harus disertakan dalam dokumentasi penawaran atau proposal untuk dipertimbangkan, dan faktor-faktor yang akan menentukan penawaran yang dipilih oleh perusahaan.