Pengolah penggajian adalah individu atau entitas yang bertanggung jawab untuk memproses penggajian perusahaan. Seseorang atau perusahaan yang berfungsi sebagai pengolah penggajian biasanya memiliki tugas memproses akun penggajian dan menyiapkan cek karyawan, setoran langsung, dan metode pembayaran lainnya. Dalam beberapa kasus, dia mungkin bertanggung jawab untuk memproses pembayaran kontraktor independen juga. Sebagai bagian dari proses ini, pemroses pembayaran biasanya dikenai pemotongan pajak dari pembayaran karyawan sesuai dengan undang-undang yang berlaku di yurisdiksi tertentu. Demikian juga, ia mungkin harus menahan uang untuk hal-hal seperti rekening pensiun dan kontribusi karyawan sukarela lainnya.
Ketika seorang karyawan, dan terkadang kontraktor independen, dibayar oleh perusahaan, biasanya pemroses pembayaran yang membuat hal ini terjadi. Pemroses pembayaran menggunakan catatan yang disediakan oleh perusahaan untuk menentukan berapa jam seseorang telah bekerja dan upah per jamnya. Namun, jika seseorang menerima gaji yang ditetapkan, pengolah dapat menggunakan catatan perusahaan untuk menentukan jumlah gaji yang terutang dalam periode pembayaran. Jumlah ini menjadi gaji kotor yang harus dibayar oleh karyawan, meskipun mungkin bukan jumlah yang sebenarnya dia terima.
Di sebagian besar tempat, pengolah penggajian tidak hanya menyiapkan cek karyawan berdasarkan jumlah kotor gaji karyawan. Sebaliknya, ia sering diminta untuk menahan berbagai pajak wajib dari pembayaran karyawan. Namun, ia juga dapat menahan jumlah untuk hal-hal yang telah disetujui oleh karyawan tersebut. Misalnya, ia mungkin harus menahan kontribusi untuk hal-hal seperti rekening pensiun dan asuransi kesehatan. Pemotongan gaji dapat bervariasi tergantung pada yurisdiksi, pemberi kerja, dan keinginan individu karyawan.
Pemroses penggajian terkadang harus menyesuaikan gaji karyawan dari jumlah dasar saat menyiapkan cek gaji. Misalnya, ia mungkin harus membuat penyesuaian untuk hal-hal seperti liburan atau waktu sakit dalam beberapa kasus. Dia juga dapat menyesuaikan gaji karyawan untuk waktu cuti. Dalam beberapa kasus, seseorang atau perusahaan dengan gelar ini juga harus menghitung jumlah yang harus dibayar dan menyesuaikan pembayaran karyawan karena uang lembur.
Seringkali, pengolah penggajian adalah seorang individu, tetapi tugas tersebut terkadang ditangani oleh seluruh tim, departemen, atau perusahaan penggajian. Terkadang, pengolah penggajian adalah karyawan perusahaan yang menangani pemrosesan penggajian untuk setidaknya satu karyawan. Di perusahaan yang sangat kecil, pemilik bisnis dapat memproses pembayaran gaji sendiri. Namun, dalam beberapa kasus, seluruh departemen didedikasikan untuk pemrosesan penggajian, dan beberapa perusahaan bahkan mengalihdayakan pemrosesan penggajian ke layanan penggajian.