Proposal proyek adalah dokumen yang dirancang untuk menyajikan rencana tindakan, menguraikan alasan mengapa tindakan itu diperlukan, dan meyakinkan pembaca untuk menyetujui dan menyetujui pelaksanaan tindakan yang direkomendasikan dalam isi dokumen. Dalam banyak kasus, dokumen dibuat sebagai tanggapan atas Request for Proposal (RFP) yang dikeluarkan oleh klien saat ini atau calon klien. Namun, dokumen jenis ini juga dapat disiapkan untuk tujuan internal, terutama ketika seseorang di dalam perusahaan memiliki gagasan tentang bagaimana membuat perusahaan lebih menguntungkan atau efisien dan memerlukan otorisasi dan dukungan untuk melaksanakan tindakan tersebut.
Dalam situasi apa pun, proposal proyek akan diatur dengan jelas sehingga pembaca dapat mengikuti perkembangan pemikiran yang logis hingga kesimpulan. Banyak contoh proposal yang menawarkan pedoman dasar yang dapat membantu bahkan pemula dalam menulis proposal yang efektif. Pedoman biasanya mengidentifikasi lima komponen atau bagian kunci dari proposal proyek: pendahuluan, latar belakang, strategi, penganggaran atau pembiayaan, dan hasil.
Dengan bagian pengantar proposal proyek, idenya adalah untuk memberi tahu pembaca tentang proyek tersebut, dan mengapa perlu meluangkan waktu untuk mempertimbangkan proyek tersebut sejak awal. Pada dasarnya, bagian ini berfungsi untuk memvalidasi waktu dan upaya yang dihabiskan dalam menyajikan data serta waktu yang dibutuhkan untuk membaca dan mempertimbangkan manfaat dan kelayakan proyek itu sendiri. Pendahuluan bukanlah tempat untuk menyajikan intisari proyek, hanya untuk membangun potensinya dan menumbuhkan minat yang cukup untuk mendorong pembaca untuk belajar lebih banyak.
Latar belakang menguraikan poin-poin dasar pendahuluan, sering kali menyebutkan alasan spesifik mengapa rencana proyek itu bagus, berdasarkan data historis, proyeksi kebutuhan dan kinerja masa depan, dan keadaan bisnis saat ini. Latar belakang membantu membangun kasus tentang bagaimana proyek dapat memenuhi kebutuhan yang muncul karena tindakan masa lalu sambil juga mengantisipasi kebutuhan masa depan dan menanganinya secara tepat waktu. Untuk sebagian besar, bagian latar belakang akan dengan tegas menetapkan bahwa sesuatu harus dilakukan dan membuka jalan untuk mempelajari bagaimana sesuatu itu dapat dicapai.
Dengan bagian strategi proposal proyek, tujuannya adalah untuk menguraikan semua prosedur yang diperlukan untuk membuat proyek berhasil. Seringkali, strategi membantu menentukan tujuan jangka pendek dan jangka panjang untuk proyek, menjelaskan bagaimana menyelesaikan setiap langkah secara sistematis dan jenis pengembalian apa yang dapat diharapkan dari upaya tersebut. Di sini, pembaca mulai mendapatkan gambaran tentang betapa pentingnya proyek dan potensi yang dimilikinya untuk membantu perusahaan memanfaatkan sumber daya yang tersedia dengan lebih baik sambil memposisikan diri untuk masa depan.
Bagian anggaran membahas apa yang harus diketahui oleh sebagian besar pembuat keputusan sebelum menyetujui proyek apa pun: berapa biaya yang terkait dengan implementasi proposal proyek. Pada bagian ini, detail harus didukung dengan fakta dan angka yang diteliti dengan baik dan mencakup setiap aspek yang dapat dibayangkan dari pembiayaan yang diperlukan untuk meluncurkan dan memelihara proyek dari waktu ke waktu. Banyak proposal gagal di sini, karena kurangnya detail dan bukti pendukung untuk detail yang disertakan.
Akhirnya, proposal proyek menunjukkan hasil dari pelaksanaan proyek. Ini adalah bagian di mana semua manfaat dijabarkan dengan jelas. Keuntungannya mungkin termasuk item seperti mengurangi biaya operasi, meningkatkan profil publik bisnis, menghasilkan lebih banyak penjualan, atau meningkatkan keuntungan karena penggunaan sumber daya yang tersedia secara lebih efisien. Seperti halnya rincian anggaran, penting agar setiap manfaat yang disebutkan dapat didukung oleh data lain agar dapat dipertimbangkan secara serius.
Menulis proposal terkadang lebih mudah ketika RFP formal disediakan. Seringkali, RFP akan memaparkan struktur dasar proposal, memberikan petunjuk berharga mengenai informasi spesifik yang menarik bagi calon klien, dan menentukan urutan penyajian data. Ketika RFP diberikan, penting untuk mengikuti spesifikasi dokumen hingga surat. Jika tidak, proposal akan dikesampingkan dan salah satu vendor lain yang mengikuti ketentuan dengan cermat akan diberikan bisnis.