Ketika sebuah perusahaan membutuhkan proyek pemasaran, periklanan, atau hubungan masyarakat yang diselesaikan oleh pihak ketiga, permintaan penawaran, yang disebut request for proposal (RFP), ditulis. RFP kemudian dikirim ke vendor potensial. RFP mencakup informasi rinci tentang apa yang perlu dilakukan dan mengapa. Perusahaan atau individu yang ingin memenangkan pekerjaan menanggapi RFP dengan proposal pemasaran tertulis. Proposal ini mencakup bagaimana proyek akan selesai, berapa lama waktu yang dibutuhkan, dan berapa biayanya.
Proposal pemasaran biasanya ditulis oleh agen periklanan dan pemasaran, firma hubungan masyarakat, perusahaan desain, atau oleh individu yang bekerja di bidang pemasaran ini. Orang yang menulis proposal ini harus memastikan bahwa proposal tersebut lengkap dan bebas kesalahan untuk dipertimbangkan untuk pekerjaan yang diminta dalam RFP. Terkadang tidak ada RFP. Proposal dapat merupakan hasil dari agen pemasaran atau individu yang menyarankan atau memberikan ide kepada klien potensial.
Ketika RFP diberikan, biasanya proposal harus disampaikan dengan tenggat waktu tertentu. Proposal pemasaran biasanya dimulai dengan ringkasan eksekutif yang merupakan garis besar situasi atau masalah saat ini yang membuat proyek yang diminta dalam RFP diperlukan. Ringkasan eksekutif berlanjut dengan taktik yang disarankan yang akan menyelesaikan masalah. Taktik ini dapat mencakup email, online, cetak, radio, dan iklan televisi, surat cetak, brosur, situs web, dan survei, dan banyak lagi. Ringkasan eksekutif juga harus menunjukkan bagaimana taktik ini akan mengikuti keseluruhan rencana pemasaran dan rencana bisnis klien.
Proposal pemasaran juga harus mencakup rincian untuk membantu membuktikan bahwa taktik yang diusulkan akan berhasil. Elemen kunci adalah tinjauan tentang apa yang dilakukan pesaing utama perusahaan RFP untuk mempromosikan produk atau layanan yang serupa dengan yang tercantum dalam RFP. Sebuah analisis rinci dari target audiens, orang-orang yang akan mendapatkan keuntungan dari menggunakan produk atau layanan, juga merupakan bagian penting dari proposal.
Akhirnya, daftar perkiraan biaya, yang disebut anggaran proyek, dan jadwal langkah demi langkah, yang disebut garis waktu, menyimpulkan proposal pemasaran. Garis waktu dapat mencakup tanggal untuk setiap langkah proyek, jika klien memberikan tenggat waktu tertentu. Informasi umum, seperti “dua minggu”, dapat digunakan jika tidak ada tanggal penyelesaian proyek tertentu yang tercantum dalam RFP.
Ketika tenggat waktu pengiriman proposal pemasaran telah lewat, perusahaan yang menghasilkan RFP meninjau semua proposal. Pemenang dapat diumumkan, atau perusahaan dapat memilih dua atau tiga proposal teratas untuk ditinjau lebih lanjut. Penulis proposal teratas ini dapat diwawancarai melalui telepon atau diminta untuk menyelesaikan presentasi langsung sebelum proyeksi pemasaran diberikan.