Proposal kontraktor adalah garis besar tertulis yang mencakup persyaratan utama proyek yang harus diselesaikan oleh kontraktor. Proposal kontraktor biasanya dirancang setelah kontraktor berbicara dengan klien untuk menilai kebutuhannya serta waktu dan sumber daya yang perlu dicurahkan oleh kontraktor untuk proyek tersebut. Proposal kontraktor umumnya mencakup informasi seperti perkiraan biaya atau “penawaran” dan syarat pembayaran, nama dan alamat kontraktor dan klien, deskripsi rinci atau gambar proyek, dan tanggal mulai dan penyelesaian.
Tidak jarang seorang individu atau organisasi mengumpulkan lebih dari satu proposal kontraktor dari berbagai kontraktor dan menggunakannya sebagai tawaran proyek. Namun, ketika membandingkan berbagai proposal, kita harus mempertimbangkan apakah kontraktor telah memasukkan biaya bahan atau tidak. Klien juga harus mencatat tanggung jawab mana, jika ada, yang telah digariskan oleh kontraktor sebagai tanggung jawabnya sendiri selain proyek yang telah selesai. Misalnya, jika proyek tersebut terkait dengan konstruksi, maka mungkin mengharuskan klien atau kontraktor memperoleh izin bangunan tertentu. Proposal kontraktor juga harus mencatat apakah kontraktor akan bertanggung jawab atas asuransi, jaminan, dan pembersihan proyek.
Jika klien memutuskan untuk menerima proposal kontraktor, dia mungkin memutuskan untuk melakukan uji tuntas dasar sebelum menandatangani kontrak atau perjanjian akhir. Item uji tuntas dapat mencakup meminta kontraktor untuk referensi proyek profesionalnya, nomor pendaftaran bisnis, atau nama operator asuransi kontraktor, jika berlaku. Karena perselisihan mengenai kontrak konstruksi tidak jarang terjadi, klien juga harus merasa bebas untuk memeriksa dengan Better Business Bureau (BBB) setempat untuk menentukan apakah klien sebelumnya telah mengajukan keluhan tentang calon kontraktor atau tidak.
Proposal kontraktor mungkin mengharuskan klien untuk membayar uang muka sebelum memulai proyek. Juga tidak jarang proposal kontraktor menguraikan pembayaran sementara untuk berbagai pencapaian proyek. Namun, terserah kepada klien untuk memastikan pencapaian telah diselesaikan sebelum membayar kontraktor, dan untuk mengumpulkan tanda terima yang ditandatangani dari kontraktor untuk setiap pembayaran yang dilakukan secara tunai.