Setiap tahun, pemerintah AS bersama dengan yayasan swasta dan perusahaan publik menawarkan miliaran dolar dalam pendanaan kepada individu dan organisasi yang akan digunakan untuk proyek-proyek tertentu. Pendanaan ini, yang disebut hibah, tidak memerlukan pembayaran kembali selama digunakan untuk mendanai proyek yang dialokasikan. Hibah dapat diberikan kepada individu, perusahaan nirlaba atau nirlaba, organisasi amal, atau fasilitas pendidikan. Namun, untuk menerima hibah, calon penerima harus mengajukan permintaan resmi kepada organisasi. Permintaan ini disebut proposal hibah.
Proposal hibah dapat diajukan dengan berbagai cara. Beberapa organisasi menyediakan formulir aplikasi, sementara yang lain meminta pemohon untuk menyerahkan dokumen tertulis, yang disebut proposal lengkap. Persyaratan untuk menyelesaikan proposal biasanya dijabarkan dalam Request for Proposal (RFP).
Mempersiapkan proposal hibah yang berhasil umumnya melibatkan mengikuti proses standar. Setelah pihak yang berkepentingan, sering disebut sebagai pemangku kepentingan, telah menentukan bahwa hibah akan sesuai dengan kebutuhan lembaga atau organisasi, penulis hibah atau administrator harus meninjau RFP. Perhatian khusus harus diberikan pada pemformatan, jumlah halaman, dan semua komponen yang diperlukan untuk kualifikasi. Orang yang bertanggung jawab untuk menulis proposal kemudian harus menyiapkan garis besar atau lembar format standar untuk diikuti oleh semua orang yang terlibat dalam proses penulisan.
Biasanya, proposal hibah terdiri dari komponen-komponen tertentu. Surat pengantar hampir selalu diperlukan, dan meskipun harus ringkas, surat itu juga harus meringkas dokumen dengan benar. Surat pengantar harus mencakup informasi tentang pemohon, bagaimana uang akan digunakan, dan informasi penting tentang mengapa pemohon cocok untuk pendanaan.
Dalam isi proposal hibah, pemohon harus memberikan penilaian tentang kebutuhan lembaga, dan kemudian membahas tujuan spesifik yang ingin dicapai lembaga dengan dana tersebut. Garis besar rinci dari program yang diusulkan juga harus disediakan. Rencana ini akan merinci bagaimana uang itu akan digunakan, dan mencakup garis waktu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dokumen tersebut juga harus menjelaskan cara pencapaian tujuan-tujuan ini akan diukur.
Proposal hibah biasanya menawarkan secara spesifik kualifikasi pemohon, termasuk biodata staf kunci, ringkasan kinerja masa lalu, dan tinjauan umum status keuangan lembaga. Seringkali, anggaran awal juga diperlukan. Akhirnya, bagian ringkasan harus diserahkan, merangkum poin-poin kunci dan memberikan gambaran singkat tentang program yang diusulkan. Jika RFP memungkinkan, lampiran dapat digunakan untuk mendukung dokumentasi, bios lengkap, atau informasi terkait lainnya yang akan membantu membuat kasus untuk penghargaan.
Dalam beberapa tahun terakhir, telah menjadi praktik standar bagi lembaga pendanaan untuk meminta surat pertanyaan singkat dari calon pelamar sebelum proposal hibah penuh diajukan. Ini membantu menyingkirkan pelamar yang tujuannya tidak sesuai dengan misi pemberi hibah. Proses ini juga mencegah lembaga menghabiskan banyak waktu dan uang untuk menyusun proposal lengkap untuk uang yang tidak memenuhi syarat atau tidak dapat mereka manfaatkan sepenuhnya.