Profil kompetensi adalah daftar pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dengan baik. Jenis keterampilan yang tercantum dalam profil kompetensi tergantung pada pekerjaan dan lingkungan kerja. Umumnya, pemberi kerja membuat profil kompetensi baik untuk mengevaluasi kandidat untuk suatu pekerjaan atau menentukan di mana seorang karyawan perlu meningkatkan kinerjanya untuk memenuhi kebutuhan posisi tersebut. Profil kompetensi biasanya digunakan sebagai bagian dari pengelolaan sumber daya manusia (SDM) berbasis kompetensi. Mereka mirip dengan deskripsi pekerjaan, tetapi mereka menyediakan sarana untuk mengevaluasi bagaimana keahlian karyawan dan kinerja pekerjaan mengukur hingga persyaratan.
Profil jenis ini dapat mencakup keterampilan seperti mengetik, pengarsipan, dan kebersihan pribadi. Mereka juga dapat meminta gelar dan sertifikasi yang menjamin kandidat memiliki pendidikan yang dibutuhkan untuk posisi tersebut. Pekerjaan konstruksi seringkali memerlukan sertifikasi dalam mengoperasikan jenis mesin tertentu, seperti forklift, yang dapat membantu memastikan kecakapan dan keselamatan pekerja saat mengoperasikan peralatan berat atau mahal.
Seiring dengan perubahan kebutuhan perusahaan terhadap suatu jabatan pekerjaan, maka profil kompetensi jabatan tersebut juga dapat berubah. Jika seorang asisten administrasi bekerja di kantor yang memperoleh sistem komputer, belajar menjalankan sistem komputer menjadi bagian dari deskripsi pekerjaan untuk posisi tersebut, dan dengan demikian menjadi bagian dari profil kompetensi untuk pekerjaan tersebut. Mengubah profil kompetensi juga dapat mencakup penghapusan persyaratan kompetensi usang yang tidak lagi berlaku untuk posisi tersebut. Di banyak posisi kantor, pengoperasian mesin faks akan menjadi persyaratan keterampilan yang usang dan tidak perlu, sementara beberapa kantor masih menggunakan mesin faks setiap hari.
Manajemen sumber daya manusia adalah departemen bisnis yang mengelola aktivitas karyawan. Mereka umumnya bertanggung jawab untuk mempekerjakan, melatih, dan memecat karyawan, dan sering bertanggung jawab untuk mengkomunikasikan pesan antara manajemen bisnis dan karyawan. Profil kompetensi biasanya dibuat oleh anggota SDM sebagai sarana untuk menilai seberapa baik karyawan melakukan pekerjaan mereka, biasanya untuk mengevaluasi pekerjaan mereka dan melatih mereka untuk melakukan yang lebih baik. Karyawan yang tidak memenuhi kompetensi yang diperlukan untuk suatu pekerjaan dapat diminta untuk mempelajari keterampilan baru atau mendapatkan sertifikasi dalam keterampilan tertentu sebagai syarat untuk melanjutkan pekerjaan di posisi tersebut.
Profil kompetensi juga dapat membantu pekerja SDM meningkatkan operasi dengan memindahkan karyawan ke pekerjaan yang lebih sesuai dengan keterampilan mereka. Ini bisa berarti memindahkan karyawan yang sangat berbakat ke posisi di mana dia dapat menggunakan keterampilannya dengan lebih baik. Ini juga bisa berarti mengeluarkan seorang karyawan dari posisi terampil jika menjadi jelas bahwa dia tidak dapat memperoleh keterampilan yang dibutuhkan untuk tetap bekerja di posisi itu. Pemecatan karyawan biasanya merupakan upaya terakhir, setelah pelatihan korektif tidak efektif dalam meningkatkan keterampilan karyawan ke tingkat yang ditentukan pada profil kompetensi.