Manajemen Portofolio Proyek (PPM) adalah alat bisnis yang digunakan untuk mengelola sejumlah portofolio atau proyek secara efektif menuju tujuan keseluruhan. Setiap proyek individu dibuat untuk mencapai tujuan atau keuntungan bisnis tertentu. Mereka semua harus menguntungkan portofolio proyek secara keseluruhan. PPM adalah payung untuk semua proyek individu.
Penting untuk mengetahui manfaat apa yang dimiliki masing-masing proyek dalam sistem PPM. Sejumlah pertanyaan perlu diajukan untuk memastikan hal ini. Ini termasuk mencari tahu seberapa baik kinerja setiap proyek. Anda juga perlu tahu apakah satu proyek dapat berdampak negatif pada proyek lain yang akan datang. Pada akhirnya, Anda perlu tahu bahwa hasil yang sukses dari semua proyek akan memberikan tujuan atau manfaat yang diinginkan.
Dalam sistem PPM, ada titik di mana Anda harus mengevaluasi prosesnya. Evaluasi ini menentukan apakah setiap proyek individu bekerja dengan memuaskan melalui siklus hidupnya. Orang yang mengevaluasi proyek menentukan apakah proyek tersebut masih relevan dan bekerja menuju tujuan portofolio yang diinginkan. Jika tidak, maka proyek tersebut dapat ditunda atau dihentikan sama sekali.
Saat membangun sistem PPM Anda, Anda perlu memastikan bahwa Anda memiliki alat yang tepat untuk menjalankan proyek. Karena fungsinya yang beragam, alat komersial yang ditawarkan mungkin tampak menakutkan. Cara terbaik untuk mendekati ini adalah memulai dari yang kecil, membawa satu elemen pada satu waktu ke dalam proyek.
Poin utama yang bekerja untuk mencapai sistem PPM yang sukses mencakup biaya dan pengukuran yang bermanfaat, perencanaan sumber daya, dan komunikasi data proyek utama. Anda juga harus mengetahui proses atau metodologi evaluasi proyek. Pertimbangkan juga pelaporan kemajuan dan pelacakan biaya dan manfaat proyek.
Ada sejumlah alat PPM yang membahas semua poin di atas. Ini adalah paket aplikasi perangkat lunak yang dapat membantu Anda berhasil mempertahankan portofolio Anda. Artemis adalah pemimpin pasar di bidang ini. Mereka menawarkan alat yang disebut PortfolioDirector, yang menyediakan basis pusat yang mampu merekam semua investasi bisnis saat ini dan yang diusulkan yang ada dalam bisnis.
Paket lainnya adalah Changepoint. Ini memberikan informasi grafis yang memungkinkan manajer untuk mengawasi portofolio proyek secara real time. Melalui dasbor, seorang manajer dapat melihat informasi bisnis penting dari sejumlah proyek, semuanya dalam satu layar yang dapat dilihat. Ada banyak paket yang lebih mapan dan canggih yang tersedia. Semuanya harus cukup mudah digunakan, karena tujuan utamanya adalah keberhasilan penerapan sistem PPM Anda.