Portal staf adalah situs web pribadi yang digunakan untuk memberi anggota staf akses ke informasi penting. Portal staf mungkin hanya tersedia di jaringan internal atau mungkin dirancang untuk diakses dari komputer mana pun yang mendukung Internet demi kenyamanan. Untuk masuk ke portal staf, orang biasanya memerlukan nama pengguna dan kata sandi yang diberikan oleh departemen teknologi informasi perusahaan. Berbagai macam informasi dapat disimpan di portal staf, mulai dari manual karyawan hingga informasi terkini tentang kontribusi ke program tunjangan.
Beberapa perusahaan merancang portal staf generik yang dapat dipasang oleh perusahaan, dan perusahaan juga dapat mendesain sendiri. Tujuan portal staf adalah untuk menyediakan akses siap pakai kepada orang-orang ke informasi yang mungkin mereka perlukan selama bekerja. Mendigitalkan informasi ini dapat menghemat kertas dan mengurangi limbah, selain memungkinkan orang untuk mengaksesnya di mana saja dan kapan saja. Selain itu, karyawan mungkin merasa portal staf berguna untuk melacak hal-hal seperti jam kerja, riwayat penggajian, dan sebagainya.
Beberapa contoh hal yang dapat dimasukkan majikan ke dalam portal staf meliputi: jadwal, manual karyawan, memo, informasi penggajian, informasi tunjangan, kebijakan perusahaan, dan item berita. Staf teknologi informasi biasanya bertugas mengelola portal staf. Mereka terus memperbaruinya, mengidentifikasi masalah keamanan, mengatasi bug yang muncul, dan membantu karyawan yang kesulitan mengaksesnya selain menetapkan nama pengguna dan kata sandi untuk karyawan baru dan menghapus karyawan lama dari daftar akses.
Portal dapat menyertakan modul kursus, memungkinkan karyawan untuk mengambil kelas melalui portal. Modul-modul ini dapat menjadi bagian dari pelatihan karyawan yang diperlukan atau ditawarkan sebagai opsi tambahan bagi karyawan yang ingin meningkatkan kinerja pekerjaan mereka. Kuis dan kotak dialog digunakan untuk mengkonfirmasi pemahaman karyawan. Prompt juga dapat digunakan dengan hal-hal seperti memo sehingga pemberi kerja tahu kapan karyawan membaca memo. Ini dapat berguna untuk memverifikasi distribusi informasi yang lengkap kepada anggota staf.
Portal staf dapat berisi informasi rahasia atau sensitif. Karyawan dapat diarahkan untuk selalu logout saat mereka selesai, untuk menghindari menunjukkan portal kepada non-karyawan, dan untuk menjaga keamanan nama pengguna dan kata sandi mereka. Portal staf mungkin memiliki area terbatas akses yang terbuka untuk karyawan tertentu hanya jika informasi yang sangat sensitif disimpan. Menciptakan lapisan keamanan memungkinkan pemberi kerja untuk melindungi data yang sangat sensitif, serta memberi karyawan area yang dikunci aksesnya untuk mendiskusikan dan mengatasi masalah yang menarik tanpa mengizinkan seluruh staf untuk melihat area tersebut.