Dalam bisnis, piagam proyek adalah dokumen yang mendefinisikan proyek dan memberikan otorisasi untuk itu. Ini menyatakan tujuan inti, nilai-nilai dan maksud dari proyek. Ini memastikan bahwa semua pemangku kepentingan menyetujui tujuan dan ruang lingkup proyek, yang mencegah kebingungan saat proyek berjalan. Meskipun piagam proyek mungkin tidak diwajibkan oleh undang-undang, ini adalah alat berharga yang digunakan oleh perencana proyek dan pihak berkepentingan lainnya untuk menjaga agar proyek tetap teratur dan fokus.
Jika sebuah perusahaan telah menulis piagam proyek di masa lalu, perencana dapat menggunakan piagam proyek lama sebagai templat, tetapi jika tidak, templat tersedia baik online maupun di buku dan majalah perencanaan bisnis. Banyak detail dapat diambil dari proposal proyek. Proposal proyek umumnya ditulis sebagai cara untuk mendapatkan dana atau dukungan untuk suatu proyek. Ini daftar tujuan proyek dan bagaimana tujuan tersebut akan dipenuhi.
Agar berguna, piagam proyek harus menyertakan informasi tertentu. Pertama, harus menyebutkan nama proyek dan orang yang bertanggung jawab. Ini harus menguraikan peran orang-orang kunci, seperti investor, manajer dan pemilik properti, dan harus mendefinisikan terminologi. Hal ini memungkinkan semua orang yang terlibat dalam proyek untuk berbagi kosakata yang sama, sehingga lebih mudah untuk mendiskusikan proyek tersebut.
Piagam proyek juga harus mencantumkan tujuan proyek. Ini harus menjadi tujuan yang sama yang diajukan oleh proposal proyek. Perubahan terhadap tujuan tersebut harus dievaluasi dan disetujui oleh semua pemangku kepentingan sebelum perubahan dilakukan. Seperti halnya tujuan yang baik, tujuan yang ditetapkan dalam piagam proyek harus spesifik dan dapat dicapai secara realistis. Garis waktu harus digariskan sehingga pemangku kepentingan dapat mengevaluasi kemajuan.
Elemen kunci lain dari piagam proyek adalah prioritas dan ruang lingkup. Prioritas memberi tahu tujuan apa yang paling penting, dan ruang lingkup menjelaskan apa yang akan dan tidak akan dicakup oleh proyek. Ini penting untuk mencegah apa yang disebut scope creep — pelebaran bertahap dari fokus proyek hingga menjadi kekacauan tujuan yang tidak mungkin dikelola yang menghabiskan waktu, uang, dan sumber daya.
Bahkan, deskripsi rinci tentang waktu, uang, dan sumber daya yang tersedia untuk proyek juga harus disertakan. Proyeksi biaya dan dana yang tersedia harus digariskan, demikian pula batas waktu kapan proyek harus diselesaikan. Bergantung pada ukuran proyek dan kebutuhan masing-masing pemegang saham, piagam proyek mungkin menyertakan informasi tambahan, tetapi tidak boleh mengabaikan poin-poin penting ini.