Petugas pengadaan adalah istilah yang umum digunakan untuk menggambarkan seseorang yang bekerja penuh waktu di bidang pengadaan atau pembelian. Ada persyaratan pendidikan, sertifikasi, dan pengalaman khusus untuk mendapatkan pekerjaan sebagai petugas pengadaan. Peran ini paling sering ditemukan di organisasi atau bisnis besar dengan departemen pembelian terpusat.
Untuk menjadi petugas pengadaan, sebagian besar pemberi kerja membutuhkan penyelesaian pendidikan pasca sekolah menengah yang berhasil. Ini bisa berupa gelar universitas atau perguruan tinggi, biasanya dalam bisnis meskipun beberapa perguruan tinggi tertentu menyediakan program pelatihan dalam pengadaan atau pembelian. Banyak petugas pembelian menyelesaikan program penunjukan atau sertifikasi profesional. Organisasi swasta ini berbeda di setiap negara bagian, tetapi menawarkan program sertifikasi pasca sarjana yang dirancang untuk meningkatkan kepercayaan bagi pemberi kerja, serta profil pengadaan sebagai sebuah profesi.
Jika Anda senang memberikan layanan pelanggan, senang bergaul, dan ingin bekerja di bagian pembelian, maka petugas pengadaan adalah posisi yang tepat. Ada hierarki posisi pengadaan yang tersedia di departemen pembelian: pembeli, petugas, dan manajer. Pembeli adalah posisi entry-level dan terutama memiliki tugas administratif.
Seseorang dalam posisi ini memiliki berbagai tanggung jawab, termasuk menyiapkan dan mengelola permintaan proposal, meninjau pesanan pembelian bernilai besar, bekerja dengan klien, dan meninjau proses penawaran. Manajer pengadaan biasanya memiliki beberapa pembeli dan petugas pengadaan di bawah pengawasannya. Dia bertanggung jawab untuk memastikan kebijakan diikuti, menanggapi keluhan, dan manajemen departemen.
Di beberapa organisasi, petugas pengadaan bertanggung jawab untuk jenis komoditas tertentu, mengelola seluruh proses pembelian mulai dari permintaan awal hingga pemrosesan faktur. Organisasi lain mengatur departemen pengadaan berdasarkan kelompok klien atau lokasi geografis. Tingkat pengalaman dan keterampilan petugas memainkan peran besar dalam kemampuannya untuk mengurangi biaya bisnis.
Dalam organisasi kecil, petugas pengadaan juga dapat melakukan negosiasi dengan pemasok. Negosiasi biasa terjadi dengan pembelian bernilai dolar tinggi, program pembelian bersama, atau kontrak jangka panjang. Adalah tanggung jawab orang ini untuk mendapatkan kombinasi harga, layanan, dan persyaratan terbaik bagi perusahaan. Banyak orang berfokus pada nilai dolar, tetapi ada sejumlah besar penghematan yang dapat ditemukan dalam negosiasi tanggal pengiriman atau tingkat kualitas tertentu.
Pengadaan merupakan area yang semakin penting di banyak perusahaan, karena perannya yang unik dalam proses pembelian. Petugas yang efektif dapat membantu perusahaan mengurangi biaya, memperoleh barang berkualitas, dan mengelola arus kas. Ini adalah peran yang sangat penting di semua perusahaan, baik besar maupun kecil.