Pesan suara virtual adalah jenis alat komunikasi yang memungkinkan untuk membuat dan memanfaatkan akun pesan suara di lingkungan online. Dengan jenis solusi khusus ini, tidak diperlukan mesin penjawab atau sistem telepon kantor dengan kemampuan pesan suara. Sebagai gantinya, akun pesan suara virtual diatur untuk terhubung dengan server jauh tempat pesan masuk disimpan. Dengan sebagian besar aplikasi, dimungkinkan untuk mengakses dan meninjau pesan tersebut menggunakan telepon yang dilengkapi dengan layanan nada sentuh, atau komputer atau perangkat genggam apa pun dengan kemampuan Internet.
Dengan layanan pesan suara virtual yang ditawarkan oleh sejumlah penyedia saat ini, fungsi dasar layanan melibatkan kemampuan untuk mengalihkan panggilan masuk ke layanan pesan suara, jika panggilan tidak dijawab dalam beberapa dering yang telah ditentukan sebelumnya. Penelepon disambut dan diberi kesempatan untuk meninggalkan pesan. Setelah pesan direkam dan penelepon terputus, sistem akan menghasilkan pemberitahuan email ke klien. Biasanya, pesan akan menyertakan data dasar, seperti tanggal dan waktu pesan ditinggalkan. Sistem pesan suara virtual yang lebih maju dapat mencakup informasi seperti data ID penelepon yang terkait dengan pesan, termasuk nomor telepon pemanggil.
Pesan apa pun yang diambil menggunakan pesan suara virtual dapat diambil dengan lebih dari satu cara. Salah satu pendekatannya adalah menggunakan telepon untuk menyambung ke server yang menampung layanan pesan suara, memasukkan kode akses yang tepat, dan mendengarkan pesan menggunakan petunjuk yang dimasukkan ke keypad nada sentuh di telepon. Strategi lain adalah masuk ke situs online yang terkait dengan layanan pesan suara dan mendengarkan aliran audio pesan melalui Internet.
Menggunakan pesan suara virtual untuk tujuan bisnis adalah langkah yang cerdas, karena jenis alat komunikasi ini bisa sangat berguna dalam beberapa kasus. Karyawan yang bepergian menerima pemberitahuan tepat waktu tentang pesan yang tertinggal di pesan suara, dan dapat menggunakan metode apa pun yang paling nyaman untuk mengakses pesan tersebut. Pada saat yang sama, jika sistem telepon perusahaan rusak atau tidak dapat dioperasikan untuk jangka waktu tertentu, panggilan masuk dapat langsung masuk ke akun pesan suara virtual karyawan kunci. Dari sana, karyawan dapat menggunakan ponsel untuk mengambil pesan dan merespons dengan email atau menggunakan layanan ponsel untuk terhubung dengan penelepon.